A eficácia dos Sistemas de Gestão na Indústria Gráfica e a percepção de seus resultados na prática

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Os sistemas de Gestão dos diversos fornecedores brasileiros especializados na nossa indústria gráfica, tem merecido uma atenção especial no que tange ao apoio administrativo. No mundo de hoje, seja qual for o tamanho da gráfica, o empresário precisa saber usar estrategicamente a informação e a TI, pois ambas se têm tornado, recursos estratégicos para qualquer tipo negócio. Assegurar a perfeita administração da informação na empresa, administrativa e financeira, tão necessária à moderna gestão, constitui algum dos desafios a serem vencidos com a implantação dos diversos módulos oferecidos por cada uma das empresas do mercado.

O sucesso ou fracasso de um sistema de informação (SI) pode estar relacionado ao seu próprio processo de implantação, que envolve outros aspectos, além daqueles meramente tecnológicos, entre os quais a forte participação dos usuários. Após o período mais crítico de desenvolvimento, testes, adaptação e/ou implantação de um sistema de informação, como saber se tudo valeu a pena? Os benefícios compensam os custos? Os objetivos inicialmente definidos foram atingidos? Qual o nível de satisfação dos usuários?

Em síntese, altos investimentos em TI podem significar inovação, mas também desperdício. Gastar pouco pode ser sinônimo de prudência, mas também de atraso. Resta então atentar para o bom senso, pois em matéria de TI, o importante não é quanto se gasta, mas como se gasta. As decisões em relação à TI, portanto, são difíceis de serem tomadas, podendo envolver altos custos e os resultados nem sempre vêm a contento e no curto prazo.

O sistema de gestão escolhido - do ponto de vista do seu gerenciamento - como uma combinação estruturada entre o componente práticas de trabalho (os métodos usados pelos recursos humanos para desempenhar suas atividades) com outros dois componentes: informação (o conjunto de dados com forma e conteúdo adequados para um determinado uso) e recursos humanos (quem coleta, processa, recupera e utiliza os dados. Tudo, porém, deve ser organizado e orientado para que os objetivos sejam atendidos da melhor forma possível. Nesta concepção o ponto focal para o bom funcionamento do sistema, são as práticas de trabalho, e não a tecnologia da informação, como pode parecer à primeira vista.

Os objetivos operacionais são presumíveis a partir do conhecimento das principais tarefas requeridas pelos gestores da gráfica e que são habilmente providenciadas pelos fornecedores dos sistemas de gestão gráfica. Em outras palavras, os fornecedores de software fornecem as ferramentas sempre em concordância com os desejos do cliente (a gráfica).

O problema da utilização dos sistemas de informação dentro das gráficas

No Brasil, a utilização da TI na gestão das gráficas, tem evoluído de uma situação em que se usava o computador para realizar tarefas relativamente simples e isoladas entre si, até o contexto atual em que se busca a integração dos diversos setores que geram e/ou utilizam as informações dentro da gráfica. Com a necessidade cada vez maior de agilidade e rapidez nas decisões e de se compartilhar informações de maneira segura, pode-se dizer que um sistema de gestão gráfico se tornou algo indispensável para se alcançar a eficiência administrativa nas nossas empresas.

Os clientes internos/externos esperam de uma gráfica um atendimento rápido e informações seguras, atualizadas e consistentes, desde a entrada até à saída de um de uma solicitação de orçamento até a entrega do material no cliente. Um sistema de gestão implantado na gráfica, integrando as diversas áreas, possibilita o acesso rápido e seguro às informações em tempo real, deixando no cliente uma ideia positiva da organização.

Mas será que tudo funciona a contento? Pela nossa experiência eu diria que NÃO!

Por que razão um sistema de boa qualidade não funciona como gostaríamos. Temos acompanhado esta situação em diversas gráficas e descobrimos (não por acaso), de que falta treinamento de “BOAS PRÁTICAS”. No caso, são as Boas Práticas de Informação e Comunicação que podem ser facilmente mostradas aos funcionários dos diversos setores responsáveis por uma informação correta e completa e, como passa-la adiante ao receptor da informação.