A gráfica e a prevenção de perdas

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Você já ouviu falar em Prevenção de Perdas? O termo “prevenção de perdas" surgiu no Brasil por volta de 1996.

De lá para cá grandes varejistas e indústrias, vêm estudando e realizando benchmarking (copiando as boas práticas de fabricação e gestão) com as maiores empresas norte-americanas, asiáticas e européias, a fim de influenciar comportamentos, adquirir novas técnicas, ferramentas, tecnologia e processos para prevenir suas perdas. Seu maior atrativo é que, a cada real economizado aumenta-se proporcionalmente um valor no lucro da empresa. Na prática percebemos, que é muito mais fácil, rápido e barato, prevenirmos perdas do que aumentarmos as vendas. Para um mercado cuja representatividade da área de vendas é relevante, para determinados nichos da indústria gráfica, cujos balanços vêm demonstrando lucros decrescentes, economizar em perdas pode ser uma grande oportunidade de aumentar sensivelmente a rentabilidade da empresa.

Prevenção de Perdas é uma ferramenta que consiste em processos bem definidos, tecnologia, treinamento e indicadores de performance. De todos estes itens, a implantação do sistema e o treinamento das pessoas materializam os resultados dos demais itens. É fundamental que em um programa de Prevenção de Perdas, o gerenciamento de pessoas seja tratado com prioridade. Todos os funcionários da gráfica, inclusive o dono, devem estar inseridos na cultura de prevenção de perdas, para que tenham incluído no dia-a-dia a prevenção de perdas como uma coisa natural. As pessoas devem estar devidamente treinadas, trabalhando em um clima organizacional que proporcione criatividade para as ações.

Várias são as esferas abrangidas por este programa, que já é desenvolvido pela Printconsult, especificamente para a indústria gráfica, em suas diversas áreas, como, por exemplo, impressos promocionais, rótulos auto-adesivos, impressos técnicos e de segurança, embalagens, etc... Inicia-se pela criação de uma definição técnica de materiais, fundamentada na melhor performance destes nos processos produtivos e no aumento da produtividade. São elaboradas, uma planilha com a análise crítica dos sistemas de produção e dos tipos de impresso a ser executado, tudo dentro de um sistema de garantia de qualidade. As matérias primas principais devem ser definidas, assim como seus principais fornecedores, sempre com especificações técnicas economicamente coerentes e acordadas entre o fornecedor e a gráfica.

Outra área crítica, onde podem ser avaliadas as perdas de material e processo, é no fiel controle da produção, através do PPCP, bem como na área de custos, onde o pré-calculo é confrontado com o pós-cálculo, logo depois de fechada a ordem de serviço e emitido o faturamento. Neste momento pode também ser avaliada a performance do material utilizado, em relação ao orçado ou solicitado pelo cliente. Podemos verificar também, se a parametrização de nosso programa de cálculo, seja ele manual ou preferencialmente computadorizado está correta. É importantíssimo que façamos a parametrização de tempos e custos em nossa gráfica, levando em conta também as matérias primas utilizadas, bem como sua especificação e controle técnico de entrada, atividade feita pelo departamento de qualidade da empresa ou por um elemento designado pela direção. Para isso, no entanto, deve existir uma especificação de compra e naturalmente um procedimento de controle na entrada do material.

Normalmente quando falamos de perdas, referimo-nos a perdas contábeis, originadas de prejuízos de serviços, calotes de clientes, diferenças de inventário e custos financeiros não previstos, principalmente em virtude de grandes diferenças cambiais. Muitos donos de empresa, no entanto, ignoram as “perdas e desperdícios invisíveis”, como as horas improdutivas ou desperdício de materiais não previstos anteriormente. Uma empresa gráfica que aprende a lidar com o sistema global de desperdício, é uma gráfica que tem visão sistêmica e holística para resolver seus problemas. Sistêmica porque analisa todas as inter-relações entre os setores e processos. Holística porque leva em consideração como o funcionário irá reagir à decisão tomada para resolver o problema. Devemos incluir no rol destes nossos recursos humanos, o departamento comercial, muitas vezes mal treinado e o grande responsável pelos desperdícios da empresa. Com ações sucessivas de análise e prevenção de perdas, o seu lucro vai gradativamente aumentando, tornando o seu negócio cada vez mais saudável e competitivo. Se você tem alguma dúvida e deseja maiores esclarecimentos, seja bem-vindo e entre em contato conosco.