A importância da gestão da informação na nossa empresa

Thomaz Caspary ( In memoriam )

A gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de informação relevantes para nossa empresa, tanto de recursos gerados internamente como os produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação. Isso é válido para o Planejamento Estratégico, Plano de Negócios para a área comercial (CRM) e outros controles, Custos (RKW e pré-cálculo), Produção (PPCP) e Produtividade (Levantamento da Eficácia da empresa), etc.

Na gestão de uma empresa, que tem por base a obtenção e utilização de recursos de forma eficiente, para se atingir os objetivos organizacionais, é necessária informação a três níveis: estratégico, operacional e táctico. Neste sentido, à medida que descemos na pirâmide hierárquica organizacional a especificidade aumenta, pois é necessário resolver problemas mais específicos de determinada tarefa, enquanto que ao nível de topo as preocupações são mais gerais, afetando a generalidade das funções da empresa.

NO NÍVEL ESTRATÉGICO, são tomadas decisões complexas e exigem informação bastante variada ao nível das relações da empresa com o meio exterior. Estão incluídas nas informações a definição dos objetivos e a elaboração de políticas gerais da organização. A informação provém de fontes externas à organização e também dos outros níveis hierárquicos.

NO NÍVEL TÁTICO (Gerencial) onde têm lugar as decisões táticas exige-se informação pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretação da informação, que provém de fontes internas e sendo obtida com alguma frequência.

NO NÍVEL OPERACIONAL, são tomadas as pequenas decisões ou as decisões operacionais. Decisões para problemas bem definidos cuja resolução é, muitas vezes, baseada em dados factuais programáveis e através da aplicação de rotinas informatizadas. São necessárias informações pormenorizadas e bem definidas, provenientes essencialmente do sistema interno, das Boas Práticas, Normas e Procedimentos, com vista a ações imediatas.

A gestão da informação deve assentar num Sistema de Informação desenvolvido à medida das necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulação dos vários subsistemas que a constituem e os sistemas envolventes, na medida em que efetua o processamento de dados provenientes de múltiplas fontes, gerando informação útil e em tempo real à gestão e à tomada de decisão na empresa por forma a criar vantagens competitivas do mercado.

A gestão da informação tenta fazer a ponte entre a gestão estratégica e a aplicação das Tecnologias de Informação nas empresas, procura, em primeiro lugar, tentar perceber qual a informação que interessa à empresa, para de seguida, definir processos, identificar fontes, modelar sistemas. E a Tecnologia de Informação é “O” instrumento que veio permitir gerir a informação em novos moldes, agilizando o fluxo das informações e tornando a sua transmissão mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a tomada de decisão.