A importância da transparência nos controles da sua gráfica

Thomaz Caspary ( In memoriam )

A experiência nos mostra que a existência e o bom funcionamento de um sistema de gestão e de controles internos podem evitar às indústrias gráficas elevados custos com erros, omissões e até fraudes. Novos sistemas de informação, novos postos de trabalho, novas tecnologias, processos de reestruturação, podem constituir-se em fatores de risco no processamento e registro das vendas, compras, da produção e das demais operações além da preparação das demonstrações financeiras.

Na prática, um sistema gestão, como o conhecemos, consiste num conjunto de procedimentos instituídos na empresa com o objetivo de:

a) permitir a salvaguarda da integridade do seu patrimônio;
b) assegurar a condução eficiente dos negócios;
c) executar as transações de acordo com as políticas definidas;
d) prevenir e detectar erros, omissões, perdas, retrabalho, etc.;
e) conseguir o máximo rigor dos registros gerenciais e contábeis;
f) garantir o cumprimento da Lei;
g) assegurar a preparação de informação Financeira e de Gestão confiável.

A implementação de um sistema de controle interno varia em função do mix de impressos, do nicho de mercado atendido e naturalmente da dimensão da empresa e da complexidade das transações. Em primeiro lugar, há que se definir as funções e os níveis de responsabilidade dos colaboradores, quer através de organogramas gerais e setoriais, quer através de manuais de procedimentos, ou seja, Manual de Boas Práticas.

Em segundo lugar, deverá haver uma definição técnica com relação à separação de funções, de forma a atribuir a diferentes pessoas a recepção de ativos, a sua custódia e os inerentes registros, ou seja, temos que fazer o possível para impedir que um mesmo colaborador tenha a responsabilidade por todas as diferentes fases de uma mesma operação. Em terceiro lugar, é importante que se proceda à definição do controle das operações, bem como da circulação da informação e da documentação na empresa.

Queremos salientar que o controle interno, mesmo estando bem concebido e funcionando de forma eficaz, apenas pode proporcionar uma segurança aceitável em relação ao bom cumprimento dos princípios e procedimentos estabelecidos pela empresa. No entanto, não existe nenhum sistema que impeça totalmente os erros humanos, os descuidos, os equívocos de julgamento, a má compreensão das instruções, o conluio entre vários colaboradores ou a possibilidade de um responsável de um controle poder fazer mau uso da sua responsabilidade. Outra situação suscetível de falhas é a que respeita a ausência de controles referentes a transações com grau de risco elevado e baixíssima probabilidade, mas cujo custo de segurança total excederia largamente os benefícios do controle absoluto, ou seja, de ausência de risco.

Ora, uma auditoria (revisão dos procedimentos) deve sempre levar em conta o risco inerente a uma atividade baseada em processos de amostragem como é a atividade de auditoria. Assim, ao planejar o trabalho de auditoria (revisão), o auditor (revisor) deve conhecer a concepção dos controles, quer através da experiência anterior na empresa ou empresas do setor, quer através de procedimentos de conformidade e registros e observação das atividades e operações.

Em suma, é da responsabilidade dos gestores a criação e a manutenção de adequados sistemas de controle interno, enquanto uma primeira proteção das empresas contra a eventualidade de erros e desperdícios, e enquanto um primeiro detector, em tempo útil, de situações anômalas. O controle sendo planejado com o objetivo principal de certificar a "qualidade" das DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS de uma gráfica e não especificamente para detectar erros constitui, um importante meio de se verificar a real rentabilidade da empresa.