Acabe com o Desperdício na sua Gráfica!

Thomaz Caspary ( In memoriam )

É impressionante ao que assistimos nas empresas gráficas de nosso país em termos de jogar dinheiro pela janela. Literalmente pela janela! Nunca foi tão complicado administrar o desperdício. O pior é que não nos damos conta do custo altíssimo que temos que pagar por não observarmos regras básicas de conduta em nossas gráficas. Em nossos trabalhos de consultoria temos nos deparado com inúmeros tipos de desperdício, iniciando-se no setor de vendas, passando pela área de orçamentação, compras, produção e porque não falar no setor de cobrança e administrativo.

Vamos falar um pouco do setor de vendas. Acredito que todos conhecem aquele vendedor que chega de manhã na gráfica e então tira o seu famoso “arquivo” de cartões de visita e começa a telefonar desenfreadamente para ver se o cliente precisa de algum impresso. Planejamento de vendas é uma palavra infelizmente desconhecida pela maioria das equipes de venda. Vocês com certeza já viram um vendedor entregando ao orçamentista uma solicitação de preço para 2, 5, 50, 100 e 200 mil impressos em três papeis diferentes com dois tipos de acabamento superficial. Será que o cliente não sabe o que quer? Será que seu profissional de vendas não soube conduzir corretamente esta negociação? Será o seu vendedor um mero “office boy” do cliente? O seu homem de vendas segue um itinerário para visitas e liga para o cliente antecipadamente a fim de não perder a viagem? Quanto tempo o seu vendedor perde durante o dia nas diferentes tarefas burocráticas que lhe são impostas entre as quais em muitas empresas se destaca a entrega de mercadorias, a cobrança e a retirada de materiais para confecção de um impresso? O seu profissional de vendas sabe o que vende?

O orçamentista é muitas vezes taxado de lerdo, incompetente ou mesmo incapaz de fazer um orçamento com perfeição. Você já parou para analisar que tipo de informações ele recebe para executar um pré-cálculo? Existe na sua empresa um formulário com dados técnicos para execução da orçamentação? O seu profissional de vendas sabe o que está solicitando ao orçamentista? Ele está a par das informações necessárias com relação a preços de mercado de determinadas matérias-primas ou mesmo de serviços de terceiros? Será que ele não perde muito tempo buscando informações que deveria receber automaticamente do setor de vendas e mesmo do setor de compras? Você na sua gráfica tem Normas e Procedimentos para elaboração de pré-cálculos?

Estamos comprando bem? Compramos preço ou qualidade de material? Você sabia que muitas vezes comprando mais barato o material poderá apresentar problemas na produção, tornando o custo de transformação muito mais oneroso do que a economia conseguida na compra? Este conceito está voltado principalmente para determinadas matérias primas bem como para materiais auxiliares de produção. Você sabe onde e como comprar serviços de terceiros ou manda laminar ou colar sempre na mesma empresa? Existem sistemas e procedimentos para esta função?

Onde, porém o desperdício impera é no setor produtivo. Temos então desperdício de material e principalmente de tempo. Outro dia estávamos observando um impressor acertando o aparelho de uma máquina impressora de folha inteira com papel couché fosco de 120 g/m². Lá se foram 50 folhas amassadas (em branco) para o lixo sem nenhuma necessidade. Será que o chefe de impressão não orienta os operadores para que zelem do material de forma adequada? Quanto a mais você coloca na tiragem como “mala” para acerto? Existe alguma norma para isso? Como o seu impressor trata da lata de tinta? A espátula é limpa antes que se utilize outra cor? Como vão os tempos improdutivos nas áreas de pré-impressão, impressão e acabamento da sua gráfica? Você por acaso tem ferramentas de gestão para medir estes desperdícios?

Ao entrarmos no aspecto das horas improdutivas, queremos em primeiro lugar, alertar você, caro leitor para a importância da manutenção preventiva. Temos certeza que você gastará muito menos com manutenção preventiva do que propriamente com a manutenção corretiva, que, além de mais demorada tem um custo bem maior. Quantas horas improdutivas você tem na sua empresa por motivos de problemas com chapas ou filmes? E o que podemos falar na área de acabamento cartotécnico onde perdemos um tempão no acerto do corte-e-vinco? Você tem um PCP na sua gráfica? O seu PCP funciona? Há quanto tempo temos máquinas paradas, esperando serviço ou mesmo material que ainda não chegou? Você tem problemas de tinta que não seca ou de impressos que decalcam? Isto é puro desperdício. Qual a causa principal? A nosso ver a causa maior é a falta de conhecimento técnico por parte de nossos operadores e muitas vezes também por parte da própria chefia. Cursos de reciclagem técnica e gerencial poderão auxiliar na redução do desperdício nas nossas gráficas que elevam vertiginosamente os custos.

Não descuide da cobrança. Principalmente as empresas de menor porte são especialmente vulneráveis a efeitos provocados por maus pagadores. Prorrogam duplicatas sem a devida cobrança de juros, com medo de perder o cliente. Pagamentos em atraso constituem um problema que a maioria das empresas tem que enfrentar. Para empresas bem estruturadas na área de cobrança, a inadimplência (atraso ou falta de pagamento) não pode superar os 1,5% do faturamento. Ponha regras claras na sua cobrança destacando na fatura a data do pagamento. Dê como opção um desconto (por exemplo, de 2%) para pagamento antecipado.

E na administração? Quanto tempo perdemos na leitura de E-Mails particulares ou mesmo “brincando” na Internet? Devemos ficar atentos aos abusos na área da informática do setor administrativo, restringindo o correio eletrônico somente para fins estritamente produtivos. Temos visto que grande quantidade de material gerado pelos computadores na empresa sequer são lidos ou ao menos analisados.

Lembre-se: só existe uma pessoa na empresa capaz de limitar o desperdício: você mesmo. Tomando as atitudes corretas de implantação de Boas Práticas, o que traduzido em “grafiquês” significa – Normas e Procedimentos em todos os setores. O desperdício custa mais do que o valor empregado para organizar sua empresa. Comece hoje a checar os procedimentos de sua gráfica e boa sorte!