Aumentando a Produtividade e Planejando vendas para 2013

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Devo confessar que as vendas na maioria das empresas gráficas neste ano, até o momento, não foram lá grande coisa e muitas gráficas estão tendo que amargar prejuízos. Devemos que saber que muito do que aconteceu nas nossas gráficas foi falta total de planejamento, embora saibam que o planejamento é uma mera ferramenta de trabalho e não uma garantia de sucesso. Temos que planejar a nossa empresa e naturalmente as nossas vendas. Se planejamento não funcionasse, não planejaríamos nem as nossas férias. Sairíamos por aí com destino ignorado. O outro grande problema é a baixíssima produtividade nas nossas gráficas, fator este que é causado pela total falta de controles e, portanto, sem condições de avaliar as causas desta baixa produtividade.

A produtividade é basicamente definida como a relação entre os resultados obtidos e os recursos utilizados. Os resultados obtidos são definidos em unidades quantificáveis e valor do trabalho; nos recursos utilizados consideram-se, entre outros, os recursos humanos, a tecnologia e as instalações. Quanto maiores forem os resultados obtidos ou menor a quantidade de recursos utilizados maior será então a produtividade. Temos diversos sistemas de gestão disponíveis no mercado, através dos quiais podemos avaliar e quantificar a falta de produtividade, por evento. Temos por exemplo na produção uma baixa produtividade, por problemas de falta de serviço (onde a origem se da em vendas), máquinas quebradas (com origem na falta de manutenção preventiva), máquinas paradas esperando secar a tinta (tinta inadequada para o serviço por ser mais barata), falta de operador, pois não temos nenhum "coringa", problemas com pó de papel (causado por má qualidade do papel ou mesmo por má utilização da faca da guilhotina), problemas com refação de chapas (por problemas técnicos mais diversos inclusive pela utilização de chapas baratas que não suportam a tiragem). Estes são só alguns dos eventos, que encontramos na produção, sem contar problemas de máquina parada por mau planejamento por parte do PCP que não têm uma instrução correta, como por exemplo esperando cortar o papel. Problemas causados com máquinas paradas por falta de material (novamente problema de PCP e/ou compras), etc...

Acreditamos que com a implantação urgente de "Boas Práticas de Fabricação e Gestão" além de um sistema de gestão (existem vários bons no mercado) e um treinamento do pessoal, que faz parte da implantação de "Boas Práticas", 90% dos problemas de produtividade serão sanados na área fabril e nos departamentos coligados.

Existem também as "Boas Práticas na área Comercial" (ou vendas), onde através de Normas e Procedimentos, ensina-se o profissional de vendas a abordar corretamente a pessoa certa no cliente, através de estudos específicos e treinamento prático, junto aos vendedores. Acabou-se a era onde o vendedor chega cedo na gráfica e passa a maior parte em frente ao computador ou ao telefone, contatando os clientes (normalmente o comprador) perguntando a ele se necessita alguma coisa. Não ha nenhum planejamento de vendas nem de ação de vendas. Grande parte dos nossos vendedores, além de mau humorados, pois ganham pouco (por culpa deles mesmo), não tiram a "bunda da cadeira" para visitar o cliente certo. Têm uma vasta carteira de clientes, que se analisada, não representam 10% do faturamento da empresa. (não podemos nem falar em teoria de Pareto).
Nossa força de vendas, não tem histórico, pois não anota nada, não faz relatórios e se o faz, não retratam a realidade pois são incompletos. Não são devidamente orientados pelos gestores de vendas e não sabem a quem procurar (a não ser o comprador) em uma grande empresa que ele (o vendedor) chama de "cliente dele". Nosso profissional de vendas não lê jornais e revistas especializadas, não se informa na Internet sobre cada cliente. Não tem a menor idéia do que seja E-commerce, B2B, B2C ou CRM. O Targeting e Profiling, ou seja, a definição de clientes-alvo é subestimada e normalmente desconhecida, pois nem sabe o que e quanto o seu "cliente" produz e quem são seus concorrentes e principais clientes. Isso é o básico para que um profissional de vendas possa agir e trabalhar. O vendedor não se prepara para a visita e vai "armado" com todos os dados necessários, estando preparado para qualquer pergunta por parte do comprador ou especificador. Falta treinamento intenso à nossa equipe de vendas, treinamento este que pode ser dado "in company" através da implantação de "Boas Práticas em Vendas". Infelizmente também, existe uma baixíssima habilidade do nosso gestor de vendas que também não sabe o caminho a seguir. Por esta razão é tão importante que este participe de todas as ações do treinamento da equipe.

Se o Targeting e Profiling (definição de clientes-alvo) for bem feito, o vendedor terá em suas mãos 20% dos clientes representando 80% do seu faturamento. Caso for randômico, os 20% representarão somente 20% do faturamento dele. Temos visto na prática, na maioria das gráficas pouco estruturadas em vendas, que perto de 60% das pessoas abordadas pelo vendedor (e que normalmente são os compradores) têm baixo ou nulo poder de decisão na compra. Pela nossa experiência podemos constatar que menos de 65% dos clientes importantes para a gráfica, são visitados com a frequencia necessária. Infelizmente, a maioria das gráficas não mede isso e manda o vendedor "se virar" para conseguir pedidos.

Outro grave problema que temos visto nas gráficas, é a falta de planejamento e preparação para o contato com os clientes, além é claro, a baixa habilidade de condução da equipe pelo gestor de vendas.

O que fazer então? - Sugerimos um treinamento em forma de "Workshop" em um final de semana e em seguida o acompanhamento semanal da equipe através de relatórios, com orientação semanal presencial, para cada vendedor, a respeito de cada um de seus clientes, priorizando as ações de cada vendedor nos clientes que interessam para a gráfica e que possam contribuir para a redução dos tempos improdutivos na área fabril.

Como devemos fixar as nossas metas de venda para 2013? Sabemos que a maioria das empresas utiliza como parâmetro o volume de vendas em R$, sendo que algumas poucas empresas se baseiam em lucratividade sobre volume de vendas em toneladas. Em nossa opinião, deveríamos primeiramente passar um "pente fino" na nossa lista de clientes e por que não, na disposição de nossos profissionais de venda em agarrar firme uma nova postura de vendas. Não é possível pensar em valores de faturamento sem se basear na lucratividade, pois de que adianta faturar muito sem lucro? O que devemos analisar para definir as nossas metas? Devemos analisar primeiramente o mercado e seus nichos para depois pensar em capacidade produtiva. É mais importante verificar nossas possibilidades de venda no mercado e posteriormente adaptar nossa capacidade de produção às vendas (aumentando-a ou diminuindo-a) do que proceder de modo inverso, pensando que o mercado poderá absorver nossa capacidade de produção. Se fosse fácil desta forma, todos os nossos problemas estariam resolvidos e a gente contrataria mais vendedores e aumentaria o nosso parque fabril. Temos que nos basear também na capacidade de faturamento de cada profissional de vendas, bem como do histórico do ano anterior que não foi muito brilhante e que com a equipe desmotivada não é parâmetro para se projetar uma meta. Não devemos esquecer a sazonalidade. Paralelamente a isso, temos que verificar se a nossa gráfica pretende atingir novos mercados através de implantação de novas tecnologias ou mesmo do aumento da produtividade com a aquisição de máquinas mais modernas. Finalmente precisamos verificar se queremos investir em marketing, CRM, E-commerce e calcular o retorno deste investimento promocional. Seria muito fácil e cômodo, simplesmente adicionar 10% ou 15% ao faturamento do ano anterior e se sentar à mesa com um "chicote" para que os vendedores atinjam a meta.

Agora a pergunta chave: "Você está preparado para ser empresário gráfico?" As dicas são simples, porém, valiosíssimas para quem, como você, deseja prosperar como empreendedor, vender e faturar mais, reduzir a improdutividade em sua gráfica e devem ser adaptadas à realidade atual.

Muita pesquisa: antes de mergulhar de cabeça em 2013, faça um levantamento minucioso do seu negócio, do mercado, da concorrência, do quanto você terá de investir e do capital de giro necessário para se sustentar este próximo ano.

Visão global: uma das principais dificuldades de quem tem que planejar a sua gráfica é conseguir olhar o negócio como um todo, e não apenas dominar a sua área específica. Pensamento sistêmico e pensamento holístico são fundamentais no mundo do empreendedor.

Boas Práticas: desenvolva boas práticas de gestão em todas as áreas. Procure Traçar previamente o perfil do tipo de líder que você necessita em cada área. Construa boas regras de convivência com a sua equipe. Seja um mentor e não um intimidador.

Decisões: não tenha medo de tomar decisões nem cultive o hábito de deixá-las para depois, com medo do resultado. Ao se tornar "comandante", você tomou a decisão de dirigir sua própria empresa e de não depender dos outros para dar cada passo. O erro faz parte do processo, entretanto, quanto mais você pensar a respeito, menores as chances de fracasso.

Capacitação: a atualização deve ser diária, principalmente para você mesmo, além dos principais gestores da sua empresa. Promova meios para capacitar a equipe. Saber dirigir uma empresa com sucesso é uma arte dominada por poucos. Afinal, uma gráfica pequena e média, não terá a mesma estrutura da gráfica de grande porte onde existe possibilidade de uma estrutura maior.

Lembre-se caro amigo gráfico. Somente fazer um planejamento de vendas não basta. Faz-se necessário que os objetivos da sua gráfica estejam bem claros e que haja seriedade na hora da sua confecção e principalmente da execução das metas planejadas. O importante é o comprometimento da sua equipe fabril para redução das horas improdutivas e do desperdício e, de toda a equipe de vendas e produção com os números que foram previstos e que como sabemos podem sofrer desvio de rota. É preciso muito trabalho e profissionalismo para que 2013 faça a grande diferença em sua gráfica, não importa de que segmento de mercado.