Certamente você empresário gráfico, conhece a ferramenta de gestão “5W2H”

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Você já ouviu falar da ferramenta de gestão 5W2H? Caso não saiba o que vem a ser isso, chegou a hora de tirar dúvidas do seu cotidiano de Gestor da empresa. Trata-se de um Sistema de Gestão (uma ferramenta) para melhorar a produtividade, o ambiente de negócios as operações comerciais, o Planejamento Estratégico e muito mais em sua gráfica. Qualquer coisa que você queira implementar na sua empresa, só começa a se concretizar depois que sua ideia é colocada no papel e, através de um mecanismo organizado, será possível saber como aquilo será aplicado, quais os riscos, as vantagens e os custos.

Agora, pense na sua gráfica. Esta ferramenta pode ser útil nas mais diversas ocasiões – desde o lançamento de um novo sistema de atendimento ao cliente até a redução do consumo de papel por funcionário, por exemplo. De acordo com o que temos observado, estes alguns outros casos em que o 5W2H pode fazer a diferença:

No planejamento de negócios para tornar sua empresa mais lucrativa; na manutenção das máquinas do chão de fábrica; na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal; no aumento da carteira de seus clientes, etc.

Aí você me dirá: “Mas a minha gráfica é muito pequena. Será que ainda assim devo usar esse procedimento? Você falou em Cinco Dábliu o quê? O que que é isso?

Comecemos pelo início: o 5W2H (sim, nós sabemos, a sigla é estranha) é, na verdade, um Check List de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto. Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade.

São elas:
5W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) - 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?)

Ou seja, é uma metodologia cuja base são as respostas para estas sete perguntas essenciais. Com estas respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai te ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva. Vamos ver a gora para que você entenda melhor o que vem a ser tudo isso, através do “Passo a Passo”:

Passo a Passo >

Implementar esta ferramenta no desenvolvimento de um projeto é simples e exige apenas que os gestores responsáveis elaborem uma tabela e discutam as questões principais. O desenvolvimento de cada questão tem apenas o objetivo de desmembrar a ideia em vários segmentos, para que seja mais fácil entender quais as metas a serem atingidas no projeto, como colocar em prática e os preparativos necessários. Confira as questões uma a uma:

1. O QUE?

Essa primeira interrogação é a mais básica e deve ser respondida de acordo com o objetivo que a empresa quer chegar com a ação proposta. O foco principal do projeto deve ser inserido aqui, de forma concisa, clara e sem prolongamentos, apenas para que o objetivo principal seja definido. Se, por exemplo, a empresa pretender implantar um plano interno de sustentabilidade, esta primeira pergunta pode ser respondida com um simples “Reduzir os desperdícios através da implantação de procedimentos e conscientização de seus funcionários”.

2. QUANDO?

Tão simples quanto a pergunta é, a resposta deve ser clara e indicar a data exata para que o plano entra em ação, caso esta data esteja definida. Se a ideia for colocar o projeto em prática aos poucos, ou fazer um calendário de preparativos, cronogramas e pequenas ações, esse processo pode ser detalhado nesta questão. No caso do projeto de ação interna sustentável, esse pergunta poderia ser respondida facilmente com um “amanhã” ou “na próxima segunda-feira”.

3. QUEM?

Este é o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. No entanto, não é preciso necessariamente escrever os nomes um por um e colocar qual a responsabilidade de cada um. Para sustentabilidade, a resposta poderia ser simplesmente “Os funcionários”, que seriam o foco do projeto. Porém, quanto mais delimitado o projeto estiver melhor será para a gestão, pois a organização detalhada da ação, contribui com uma melhor compreensão do que será realizado.

4. Por quê?

Uma ação da gráfica sempre surge de diversas causas, que podem ser problemas corriqueiros ou desejo de melhorar mais e buscar aperfeiçoamento. A pergunta “Por quê?” deve conter as motivações para a realização da ação, pois essas motivações representam o combustível que irá mover as forças da gráfica para a execução do projeto. Por isso, a problemática da questão e os motivos que levaram ao planejamento da ação devem ser explicados aqui. No caso da sustentabilidade poderia ser “Altos gastos com desperdício”. Ou outras motivações como muitas horas improdutivas ou horas extras.

5. Onde?

Uma empresa trabalha com muitos departamentos e, por isso, é preciso identificar onde a ação ocorrerá. O projeto pode ser desenvolvido em vendas, de forma virtual, dentro da própria empresa como um todo ou em locais específicos, dependendo da natureza da ação. O importante é relatar aqui o ambiente no qual o projeto deverá ser executado, de forma clara, com as informações necessárias e possíveis imprevistos.

6. Como?

Uma das questões mais importantes do 5W2H, o “Como” refere-se ao foco do planejamento: de que forma o plano deverá ser executado. Este espaço é para ideias, desenvolvimento da criatividade, análises e pesquisas. Nesta questão, os responsáveis podem colocar a forma como pretendem executar, como a tarefa foi realizada em outras empresas e reservar um espaço para novas formas de execução que podem surgir no andamento do projeto. No projeto sustentabilidade, aqui poderia conter informações como: “Através de palestras, cursos e treinamento em Boas Práticas”.

7. Quanto Custará?

Esta questão é crucial para o sucesso da ação e nela deve constar o custo do projeto e possíveis alternativas para problemas financeiros. Às vezes não é possível descobrir logo no início os valores exatos do projeto, mas os gestores podem trabalhar com perspectivas de gastos para ter uma noção se a verba disponível é suficiente para cobrir a realização das ações.

Se a conclusão for de que o dinheiro necessário é maior do que o disponível, o ideal é planejar medidas para juntar os valores que serão utilizados e trabalhar com formas de cortar pequenos gastos referentes ao projeto. Com planejamento e organização, qualquer projeto pode ser realizado, desde que a companhia se focalize na parte financeira para executar a ação.

Como puderam ver, o funcionamento da ferramenta é bem simples e pode ser manuseado por qualquer pessoa que tenha mínimos conhecimentos de Excel, por exemplo. E são inúmeras as formas de se utilizar a ferramenta 5w2h para realizar planejamentos de todo tipo. Me arrisco a dizer que ela pode ser usada para qualquer tipo de organização e planejamento de atividades, basta que você analise os elementos envolvidos na análise que precisa fazer, alocando cada informação no campo correto e criando uma mentalidade de acompanhamento constante daquilo que foi mapeado no 5w2h. Esta tabela da metodologia 5W2H também pode ser realizada em um editor de texto. O que importa é sempre ter respostas claras e objetivas para estas perguntas, de modo que qualquer plano de ação se torne, ele próprio, claro e objetivo.