Como uma sinalização eficiente pode otimizar a volta aos escritórios depois do isolamento social

Por Luiz Carli, diretor geral da OKI Data Brasil

Depois de um longo período de confinamento, empresas de todos os segmentos e tamanhos agora estão diante de um novo desafio: preparar suas estratégias para o regresso gradual dos colaboradores a seus postos de trabalho. Assim como a necessidade de aplicar o Home Office durante o período de isolamento gerou diversas alterações às práticas de trabalho, a volta aos escritórios terá que vir igualmente acompanhada por um período de adaptação.

Em primeiro lugar, a transição do trabalho remoto para o presencial terá de acomodar medidas fundamentais para impedir a propagação da COVID-19 e para proteger o bem-estar dos colaboradores e dos visitantes. É bastante provável, por exemplo, que as companhias tenham de remodelar completamente seus processos de sinalização, assim como incluir sistemas de escalonamento de horários, com a rotatividade de profissionais em trabalho presencial, para limitar o número de pessoas em edifícios de escritórios e permitir o distanciamento social.

Seja como for, o fato é que existem medidas que empregadores e empregados terão de cumprir para se protegerem e preservarem suas famílias e os demais colegas de trabalho. A principal delas é instituir uma comunicação clara e constantemente atualizada das diretrizes de segurança, o que será essencial para garantir a conscientização e o engajamento de todos em relação às suas responsabilidades de manutenção das políticas de segurança, distanciamento e às práticas de higiene necessárias.

É neste cenário que a sinalização física dos espaços, com a utilização de materiais impressos de todos os tipos, deverá ganhar ainda mais relevância como uma ação prática para otimizar a ocupação e a circulação de pessoas nos “novos escritórios”. Isso inclui criar avisos, cartazes adesivos e placas com mensagens claras e assertivas para controlar o fluxo de colaboradores e a rotina nas áreas comuns e entre as mesas, por exemplo. Também será necessário utilizar a sinalização para comunicar a capacidade máxima de pes soas permitida nos elevadores e para solicitar a utilização das escadas sempre que possível. 

As áreas comuns, como as salas de reuniões e de conferências, as cozinhas e os banheiros também precisarão de uma nova sinalização para organizar o número de pessoas que as utilizam de forma simultânea, bem como para a demonstração do aumento dos turnos de limpeza.  

Em outras palavras, o mais importante é que as empresas utilizem todos os recursos para garantir a divulgação de peças que reforcem a conscientização dos colaboradores, lembrando-os de que devem praticar o distanciamento social, lavar as mãos, utilizar um higienizador de mãos sempre que necessário e usar máscara facial. Isto pode ser feito de forma digital, mas principalmente por meio de avisos, murais e destaques estrategicamente colocados no ambiente, indicando onde é seguro sentar-se ou permanecer de pé, entre outros.

Comunicar de uma forma transparente e clara será fundamental para tranquilizar as pessoas nos processos de volta ao local de trabalho. Seja por meio de cartazes e manuais atualizados, com informações sobre novas políticas relacionadas à pandemia, seja a partir de peças de sinalização que expliquem as avaliações de risco realizadas e as medidas implementadas para tornar o escritório seguro, tudo contribuirá para manter a organização longe dos problemas trazidos pelo coronavírus.

Isso exigirá dos líderes muita rapidez e constância. Para comunicar rapidamente as mudanças e reforçar os novos padrões de comportamento com as pessoas, as empresas terão de ser capazes de produzir seus próprios avisos e colocar tudo em prática de forma rápida. Negligenciar a comunicação dentro do ambiente poderá custar muito a qualquer operação.

A boa notícia, porém, é que cada vez mais a indústria de impressão tem tornado esse trabalho mais simples. Hoje, com a adoção de novas tecnologias, os times internos já são capazes de imprimir em diferentes tamanhos e formatos, criando ações que, de fato, estejam em aderência com as necessidades de suas operações. Há uma enorme gama de soluções para produzir informações relevantes de forma rápida e eficaz.

Ao investir em equipamentos mais ágeis e modernos, as empresas ganham, entre outras vantagens, a opção de ajustar rapidamente as comunicações visuais, à medida que as orientações governamentais são atualizadas e que as regras de funcionamento mudam - o que poderá acontecer regularmente, em função da imprevisibilidade da pandemia.

Por exemplo: tudo isto é possível, agora, com uma única impressora a cores A3, que pode imprimir desde banners de até 1,3 metro até cartazes pequenos e adesivos, além dos documentos diários do escritório. Ou seja: estamos falando de soluções compactas, extremamente econômicas e simples de operar, para que as próprias empresas possam ampliar suas opções de impressão sem gerar qualquer tipo de complexidade adicional a esse momento.

A possibilidade de satisfazer todas as necessidades de impressão com um único equipamento também reduz os custos e elimina os tempos de espera que uma empresa enfrenta ao recorrer a fornecedores de impressão externos.

Embora muitos colaboradores estejam ansiosos para voltar a suas atividades, as empresas têm de garantir que tudo seja feito em acordo com as medidas de segurança. A pressa atrapalhará a comunicação e os resultados. Todo esse cenário pode ser facilitado com a capacidade de impressão de comunicações visuais de qualidade profissional in-house e à medida que as necessidades forem surgindo. O mais importante, agora, é ter um plano assertivo e manter os cuida dos. A tecnologia para isso já existe e o momento exige que cada um de nós faça sua parte.