Controlar sua gráfica é a arma do negócio!

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Lembro-me de que em Março, citei em meu artigo, Albert Einstein, de cuja filosofia sou um grande adepto. Entre outras geniais “tiradas”, ele comentou certa vez: “Para mim, os homens caminham pela face da terra em fila indiana. Cada um carregando uma sacola na frente e outra atrás. Na sacola da frente, nós colocamos as nossas qualidades. Na sacola de trás, guardamos os nossos defeitos. Por isso, durante a jornada pela vida, mantemos os olhos fixos nas virtudes que possuímos presas em nosso peito. Ao mesmo tempo, reparamos impiedosamente nas costas do companheiro que está adiante, todos os defeitos que ele possui. E nos julgamos melhores que ele, sem perceber que a pessoa andando atrás de nós, está pensando a mesma coisa a nosso respeito”.

Com este “Leitmotiv”, gostaria de falar um pouco hoje, a respeito dos controles que fazemos (ou não) em nossa gráfica. Por que algumas gráficas se desenvolvem com tanta firmeza e conseguem penetração no mercado, preços de venda compatíveis com alguns de seus concorrentes, qualidade assegurada de seus impressos e sucesso em sua rentabilidade? A grande maioria das gráficas brasileiras (principalmente as pequenas empresas) faz o controle necessário para cumprir a lei, ou seja, fazem a sua contabilidade. E assim mesmo, contratam um contador, ao qual pagam mensalmente, porém não se preocupam em controlar mensalmente o seu balancete, pois o contador não entrega este balancete mensalmente, embora cobre destas empresas a sua mensalidade. É muito comum um empresário pensar que tem a contabilidade porque é obrigado a atender ao fisco. É um erro primário, pois esta é apenas uma de suas atribuições. É o departamento que guarda todas as operações econômicas e financeiras da empresa, verdadeiras ferramentas gerenciais para uso em todas as áreas: marketing, desenvolvimento de produtos, produção, vendas, finanças, administração, recursos humanos, comercial etc.

Os custos são “chutados” e o orçamento dado ao cliente, nem sempre representa a realidade do que será feito, pois a gráfica faz este pré-cálculo na “unha”. Temos uma série de ótimas empresas de sistemas de informação no mercado, com programas parciais ou totais para todos os bolsos do empresário. É evidente que não poderemos exigir da empresa de programas de gestão milagres a custo baixo, pois o investimento em tecnologia, pessoal de TI, treinamento e assistência técnica têm um custo. Além disso, muitos programas têm que ser customizados, em função da especialidade da gráfica. Não podemos utilizar o mesmo programa para uma gráfica digital, calculando trabalhos de embalagem em rotativas flexográficas ou em embalagens em papel cartão ou ainda em trabalhos editoriais, que se utilizam de equipamentos e tecnologias diferenciadas. Empresas como Calcgraf, Ecalc, Metrics, Zênite, Bremen e outras, podem contribuir muito para não só controlar seus custos e elaborar o orçamento, más igualmente fazer todo o trabalho de Planejamento de Produção, Relatórios da área de produção, vendas com sistemas de CRM, além de integrar tudo isso na área de faturamento e contabilidade.

Para gráficas maiores, temos necessariamente que encarar hoje sistemas de controle embutidos na sistemática de GMP (Boas Práticas de Fabricação) e TQM (Gestão de Qualidade Total). As gráficas maiores que não se adaptarem a estas tecnologias que não podemos mais chamar de “novas”, certamente não irão decolar. Voltando às sacolas de Einstein que descrevemos no início deste artigo, estamos sendo “forçados” pelo mercado, a enxergar a sacola da frente de nossos concorrentes, e avançar não só nos controles numéricos de nossas atividades, como também nos controles técnicos, em todas as áreas de pré-impressão, impressão e acabamento.

Um consultor de empresas, ou “Coach”, certamente irá querer introduzir uma série de novidades em sua gráfica. Infelizmente, caro amigo gráfico é o seu futuro! Mudança é processo, e isto incomoda as pessoas que não querem sair da sua área de conforto. Todas estas questões devem ser trabalhadas antes do início do processo. Costuma-se elaborar com os envolvidos um "contrato", ou seja, estabelecem-se as regras do processo, onde estas questões são colocadas com clareza e objetividade, sendo oportuno alinhar as expectativas e estabelecer um clima de confiança. Quando estas questões são trabalhadas de forma adequada, tudo isto é amenizado. Transformar a "ameaça" da mudança em oportunidade é concluir que todas estas “novidades” podem beneficiar a empresa, e aí o dono da gráfica diminui as suas defesas e entra no processo acelerando a solução dos problemas enfrentados no dia a dia, sejam numéricos (rentabilidade), sejam de mercado (mais vendas) ou mesmo da qualidade do serviço que divulga a gráfica no mercado.

TODOS os controles de sua gráfica são de grande importância, para que nada escape de sua atenção. Por esta razão, os relatórios de Custos, Vendas, Produção, com ênfase nas horas improdutivas, perda de material e velocidade de trabalho, são importantíssimos.

Só uma perguntinha: “Você já fez o pós-cálculo dos impressos que entregou hoje”? Deu lucro ou prejuízo? – Pense bem e não fique olhando a sacola que está nas costas de seu concorrente. – Boa Sorte !