De olho no desperdício!

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Caros amigos gráficos. Estou começando a ficar com muita pena do nosso Presidente. Tenho assistido pronunciamentos dele, onde tenta passar uma mensagem otimista, enquanto que os seus principais assessores, fazem um malabarismo tremendo com palavras e discursos para não passar pessimismo à população. Acredito que eles saibam muito bem o que está se passando, porém não encontram palavras para contar para nós, sem nos assustar. O Presidente quer que a gente compre mais para alavancar as vendas e com isso reaquecer a produção, porém não sabe como fazer, para que o povo tenha confiança na estabilidade de emprego.

Chegou, portanto a nossa vez de fazer alguma coisa pela nossa empresa, pois se esperarmos demais, nossa gráfica não chega até o final deste ano. Precisamos cuidar em primeiro lugar da área financeira da nossa gráfica. Estamos devendo dinheiro? É hora de refinanciar ou alongar as nossas dívidas, renegociando contratos firmados. Além disso, devemos trabalhar com um mínimo de estoque próprio e procurar onde reduzir custos, tanto em compras, como na produção, naturalmente sem prejudicar nossa qualidade e a produtividade. Seria interessante procurar ativos não operacionais da empresa, vendendo-os para quem os necessite e, portanto pague um preço justo.

Não podemos nos esquecer de elaborar o nosso fluxo de caixa, cuidando dele diariamente e usando-o como um instrumento norteador das compras com relação a prazos de pagamento. Se você ainda não fez o “Budget” de sua gráfica (Estimativa de Vendas, menos Custo de Produtos Vendidos, não esquecendo dos custos fixos e impostos), já passou da hora de faze-lo. Caso não saiba como se faz isso, pergunte ao seu contador que certamente lhe dará uma mãozinha ou procure um consultor para ajuda-lo a montar a estratégia de negócios de sua gráfica. Você precisará estar preparado, para pelo menos mais um ano sem crédito fácil. Aí você terá que controlar o caixa da sua empresa com “mão de ferro”. O remédio, porém não é igual para todas as gráficas. Precisamos individualizar a situação econômico-finaceira de cada empresa, verificando também em que nicho de mercado atua e qual a tendência de evolução ou mesmo involução deste nicho de mercado. Se for o caso, você caro gráfico, terá que dar uma “guinada” para outros mercados mais atraentes, agregando inclusive valor aos serviços gráficos que você fornece.

Hoje o “poder” está do lado do comprador. Ele tem agora a oportunidade de pechinchar e pagar mais barato por um produto ou serviço gráfico da mesma qualidade, em outro concorrente. Tudo depende agora sòmente de você. Neste sentido, você terá que acompanhar bem de perto o pós-cálculo de cada trabalho, acompanhar semanalmente ou mensalmente os diversos custos fixos da gráfica para identificar qualquer variação fora do normal que possa ocorrer. Você deve também compatibilizar os prazos médios de faturamento e das compras feitas, para evitar um desequilíbrio financeiro, que afete o fluxo de caixa e a necessidade de capital de giro.

Na área de vendas, tente obter as melhores condições de negociação junto aos clientes, de forma que você possa atende-los dentro dos padrões e limites suportáveis pela empresa. Não tenha medo de perder vendas! Tenha medo, isso sim, de perder dinheiro. Temos visto muitos empresários gráficos, que com medo de perder vendas, principalmente em épocas como a de hoje, sob pressão dos vendedores ou mesmo da gerência de vendas, pressão dos clientes e pressão da área financeira, principalmente de contas a pagar, acabam afrouxando critérios de crédito, realizando as vendas que normalmente não fariam ou então estariam sujeitas a uma análise mais rigorosa por parte da gráfica. Muitos empresários gráficos, simplesmente passam por cima da rotina analítica de clientes, somente para ter o pedido dentro de casa. Negociações feitas com clientes, (por exemplo, mudança de papel ou adição de mais 4 páginas, ou acréscimo de uma cor especial) por mais simples que possam parecer, devem ser colocadas por escrito e assinadas por quem de direito para que depois não ocorram problemas do tipo: “não pedimos para incluir isto ou aquilo” ou “pedimos este papel e você imprimiu em outro” ou então “o preço combinado não foi este que você está me cobrando”. Na verdade sòmente um pedido que vale como contrato é reconhecido perante qualquer órgão fiscalizador ou judicial. O cliente se for sério e tiver intenções de pagar, nunca se negará a assinar qualquer documento referente aos serviços adicionais que sua gráfica solicitar.

Outro dia, um gráfico estava me contando que havia tido um prejuízo enorme junto a um cliente que julgava como tradicional. O suposto cliente tradicional vinha mensalmente comprando os seus impressos e pagava religiosamente em dia. Já era cliente a mais de dois anos e meio e nunca havia dado um “furo” no pagamento, nem atrasado nenhuma data de vencimento da fatura. Em certo momento, o cliente entrou com um pedido substancialmente maior alegando o lançamento de um novo produto e uma modificação na estrutura da empresa.

A gráfica não se preocupou em atualizar os dados cadastrais do cliente, porque como era um cliente tradicional e pagava sempre em dia, podia-se confiar. O cliente solicitou também, que não era necessário emitir nota fiscal, pois não iria necessitar. A gráfica executou o trabalho e entregou os impressos com nota fiscal integral, más não se preocupou em pegar a assinatura do cliente no canhoto da nota. Quando o gráfico quis receber o pagamento o cliente simplesmente mencionou que nada iria pagar, pois não havia recebido nenhuma mercadoria. Em todos os casos em que a coisa pareça meio esquisita, é necessário fazer consulta em bancos e fornecedores e tirar a ficha SERASA que provavelmente mostrará que seu cliente está sendo consultado fortemente por outros fornecedores. Temos que nos conscientizar que não são os outros que nos dão prejuízo. Somos nós mesmos que não agimos com profissionalismo suficiente e, portanto não fazemos a nossa “lição de casa”.

Os donos das gráficas gastam mais de 50% de seu tempo resolvendo problemas urgentes, más não necessariamente importantes para a empresa. Sabemos disso por experiência própria, não necessitando consultar pesquisas das dezenas de institutos internacionais que já se ocuparam deste tema. Os principais executivos das nossas empresas deveriam se preocupar muito mais com o que é relevante do que com que seja urgente. Sabemos que cerca de 20% do tempo gasto pelos nossos executivos e donos de gráfica são realmente relevantes e urgentes. Os restantes 80% são “desperdiçados” com problemas que poderiam ser delegados, enquanto que o dono da gráfica se preocuparia em não “apagar só incêndio” e sim planejar a redução de desperdícios operacionais, financeiros e fundamentalmente os grandes desperdícios gerados na área comercial. Estes desperdícios ocorrem, por problemas de custos, de pré-cálculo e principalmente pelo despreparo de nossos profissionais de vendas.

Não adianta sentar e “chorar” pelas dificuldades que temos enfrentado. Temos que agir, fazendo coisas que nunca fizemos antes, como agregar valor aos nossos serviços gráficos, seja através de sistemas de logística, ou mesmo da ampliação de serviços digitais.