Gestão de desempenho na Indústria Gráfica

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Como disse Jim Collins em um de seus artigos: “Se você acha que estudar custa caro, experimente o custo da ignorância!”. Ignorar ou não ser informado de determinadas ocorrências na gráfica pode custar muito caro para sua empresa causando desperdícios e resultados negativos não previstos.

Após a aplicação de Boas Práticas na empresa, chega o momento onde devemos medir e gerenciar as atividades a fim de verificar e corrigir deficiências e carências em todos os departamentos administrativos e de apôio à produção, bem como, não-conformidades técnicas nos setores produtivos e de suprimentos.

Um dos grandes especialistas na matéria é o americano Michael Hammer especialista em capacitação de gestão. No Brasil, não devemos nem podemos aplicar os conceitos de Hammer sem antes “tropicalizarmos” os conceitos e condutas por ele preconizadas, uma vez que o grau de desenvolvimento dos recursos humanos nas empresas gráficas do Brasil, principalmente em pequenas e médias gráficas longe dos grandes centros, é bastante diferente daqueles encontrados nos Estados Unidos, onde Hammer atua.

Por esta razão gostaríamos hoje de dar a você caro amigo gráfico, alguns parâmetros deste trabalho, que já vem sendo feito em outros setores industriais no Brasil como em empresas de Produtos de Higiene e Limpeza, Alimentos e na própria empresa de embalagens Tetra Pak. A Printconsult tem trabalhado com este sistema em várias empresas de pequeno e médio porte onde podemos verificar a grande resistência às mudanças, inclusive por parte da própria diretoria e chefias, que vêem este Sistema de Gestão, mais como um controle pessoal, do que propriamente uma ferramenta para uma drástica redução de desperdício e de custos, para que a gráfica se torne mais competitiva e lucrativa.

Contamos com diversas Ferramentas de Gestão que são “Home Made” em parte com características próprias da gráfica, sua tecnologia e dos segmentos de mercado onde atuam. Por outro lado, existem várias empresas, como a Calcgraf, Metrics, E-Calc e Bremen, entre outras que já desenvolveram uma série de relatórios de desempenho que, no entanto, não são utilizados pela maioria dos empresários que possuem estes programas. Utilizam só o Pré-Cálculo, a Abertura da OS ou OP, Faturamento, raramente o PCP e, portanto sem condições de usar todas as ferramentas que estes programas oferecem.

Para avaliar o Desempenho de todos os setores da empresa, teremos que iniciar por vendas. Neste departamento poderemos verificar a eficácia dos profissionais de vendas, através de inúmeros relatórios que dão ao gestor da área comercial, condições de avaliar o setor, para torná-lo mais lucrativo, mais eficiente e com melhores resultados. Antes, porém de avaliar o departamento comercial, deve existir um planejamento estratégico sem o qual não poderemos avaliar a performance do setor. Iremos medir eficácia de visitas aos clientes, eficácia da venda por vendedor e global, no que diz respeito a margens (lucro e margem de contribuição), orçado versus vendido, clientes que só “enrolam”, porém tem “esquema” com outra gráfica, etc... Muitas vezes os profissionais de venda (vendedores, consultores de venda, representantes ou outro nome que costumamos dar a eles) estão mesmo a fim de um bom faturamento para colocar a comissão no bolso, não se preocupando com margens de contribuição ou mesmo se o tipo de serviço é adequado para a gráfica. Alguns donos de gráfica quando vêem um número grande no valor do pedido, ficam logo entusiasmados. Por causa disso, a análise das deficiências do pré-cálculo é muito importante. Não enxergando determinados parâmetros os empresários gráficos não pensam em Capital de Giro, nem se este pedido vai dar lucro no Pós Cálculo. Por esta razão fazemos uma análise do desempenho de margens por tipo de produto vendido na gráfica.

Outro setor que terá que ter seu desempenho avaliado é o de compras, onde muito dinheiro poderá ser economizado para a empresa. Em muitos casos, diz Michael Raynor em seu artigo sobre “gerenciamento do desconhecido”, a empresa consegue ser competitiva e gerar lucro, através de uma boa gestão de compras. Vários são os procedimentos e relatórios, que medirão o desempenho da área de suprimentos, que não se restringe a compras, mas a toda manipulação e estocagem de materiais, mormente matérias primas.

A Gestão e o Desempenho do PCP (Planejamento e Controle da Produção) é de fundamental importância, pois concentra todas as informações da área comercial e da área produtiva, podendo dar à direção da empresa, todos os dados relativos à produtividade, produção, desperdício e não-conformidade das diversas áreas, seja dos originais enviados pelos clientes, das matérias primas, qualidade dos produtos impressos (O departamento de Qualidade deve trabalhar agregado ao PCP), produtividade, etc... Relatórios específicos são destinados a este fim, gerando inclusive subsídios para o pós-cálculo que é a chave para rever custos e condições de pré-cálculo. Também a manutenção preventiva e corretiva é contemplada através do PCP, em conjunto com a área industrial que tem seu controle próprio, tanto com relação à qualidade dos operadores das diversas máquinas e equipamentos de pré-impressão, impressão e acabamento, como da própria operação em si e dos materiais que otimizem a produção em sua qualidade e aumentem a produtividade.

Na avaliação de desempenho, não devemos esquecer também de toda a logística de movimentação tanto de matérias primas, como de impressos semi-acabados (movimentação interna e envio de serviços para terceiros) bem como dos materiais prontos que vão ao cliente. Finalmente não podemos nos esquecer da área de desempenho econômico, financeiro e dos custos da nossa gráfica, que igualmente requerem relatórios específicos que separem a área econômica da financeira bem como os custos que devem ser feitos sempre com base aos dados internos da gráfica e não, como é costume de grande parte dos donos de gráfica, utilizando médias fornecidas por entidades, empresas de programas de gestão menos confiáveis ou mesmo cobrando o mesmo valor-hora cobrado pelo concorrente. Fundamental é que cada gráfica, independentemente de seu porte ou segmento de mercado onde atua, tenha em mente a necessidade de que seja feito um orçamento global anual para a empresa, ou seja, estimar, com base a diversos dados internos da gráfica, conjugados com dados econômicos de mercado e do planejamento estratégico do dono da empresa (ou conselho de administração em empresas maiores), quanto pretende faturar durante o ano seguinte, quais os custos dos produtos vendidos, verificar investimentos em andamento e suas implicações no orçamento anual. Deve constar no orçamento, a margem de lucro desejada após o Imposto de Renda, bem como eventuais reservas para futuros investimentos (coisa rara na indústria gráfica brasileira de pequeno e médio porte). Este orçamento deverá então, no ano em que é aplicado, ser auditado mensalmente podendo ser modificado para os meses seguintes, em função de contingências específicas.

Uma gráfica que tenha controles, que adote sistemas de gestão e tome as devidas providências para sanar os desvios, geralmente é uma empresa lucrativa. O(s) Sócio(s) desta empresa geralmente fica(m) feliz(es) com os resultados. Quando a empresa só dá problemas e não achamos solução, o dono enche sua cabeça de “minhocas” e fica extremamente irritado e infeliz.

Amigo leitor. Em vez de desejarmos como de costume, um Feliz Natal e um próspero Ano Novo, vamos tomar a decisão de tornar nossa empresa lucrativa e com isso nossa vida compensadora e, portanto, feliz. Vamos começar 2008 com a certeza de que vale a pena alcançar nossas metas pessoais e as da empresa para que nos tornemos pessoas menos amargas e menos angustiadas. Vale a pena!