Gráficos acomodados perdem muito dinheiro

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Tenho visitado inúmeras empresas gráficas onde verifiquei uma enorme gama de desperdícios que acabam custando muito dinheiro para o empresário. Tenho também tentado compreender, por que ocorre tanto desperdício em nossas gráficas e, o que é pior, por que existe tanta omissão e acomodação em relação a este problema, por parte de chefes, gerentes e até do principal executivo da empresa. O desperdício é um fator que acaba pesando bastante no custo dos impressos por estar contaminando a produção e o fluxo de trabalho dentro da gráfica.

Podemos classificar o desperdício em dois grandes grupos. O primeiro e mais importante é o grupo dos desperdícios mensuráveis como, por exemplo, os materiais utilizados para a confecção dos impressos, a capacidade de trabalho dos nossos funcionários e finalmente a produtividade das nossas máquinas.

O outro grupo de desperdícios, podemos denominar de recursos intangíveis que igualmente contribuem para um aumento significativo de custos. Temos entre eles a falta de criatividade, atenção, intenção, conhecimentos e inteligência. Por exemplo, um erro no orçamento de um trabalho pode significar prejuízo e este não deixa de ser um desperdício, causado por falta de atenção ou informação por parte do profissional de vendas.

A perda de recursos na produção, ou seja, de materiais ou produtividade é mais fácil de ser identificada, embora na maioria das gráficas aqui no Brasil não seja comum encontrar programas voltados para a detecção deste tipo de desperdício. Existem inúmeros ótimos programas de gestão gráfica cujo retorno do investimento é rápido e com enormes benefícios, como os da Calcgraf, Ecalc, EFI-Metrics, Bremen, Zênite e muitos outros.

Muitas vezes encontramos algumas gráficas que se preocupam com as horas improdutivas, implantam inclusive os devidos boletins de apuração, más não agem com rigor para eliminar os problemas apontados nestes boletins pois nem sequer os analisam. Por esta razão um sistema de apontamentos via Sistema de informações é mais barato e eficiente.

O que mais nos preocupa neste sentido, é a acomodação das nossas gráficas com o baixo desempenho e rentabilidade produtiva. Essa situação tem como conseqüência sérios prejuízos para a economia da empresa que tem seus custos elevados e, portanto redução da lucratividade, uma vez que o preço de venda já foi fixado.

O empresário gráfico precisa urgentemente modificar esta situação, mormente neste mercado tão competitivo onde não é mais possível permitir-se desperdiçar tanto. Deve ser introduzido na empresa com a máxima urgência o sistema de Boas Práticas de Fabricação e Gestão, um programa de eliminação do desperdício que se inicia com as informações técnicas prestadas pelo homem de vendas ao orçamentista, passando pelo responsável em abrir a ordem de serviço, levando em conta os controles de material (papel, tintas, filmes, chapas, etc.) tanto físicos como técnicos.

Um acompanhamento da produção, para analisar a performance de cada material, tanto do ponto de vista da qualidade do material como de seu manuseio, se faz necessário. Outro aspecto, onde o empresário se acomoda um pouco, é com relação à produtividade. Vejamos um exemplo real: Determinado trabalho foi orçado para rodar em certa máquina a uma velocidade de 8.000 folhas por hora, com tempo de acerto de 30 minutos. Feito um levantamento no final do trabalho, verificamos que o acerto demorou 45 minutos e a máquina rodou em média somente 6.400 folhas por hora. Se analisarmos somente este pequeno item, iremos verificar que o acerto demorou 50% mais do que o tempo orçado e a máquina rodou 20% mais devagar do que os tempos pré-calculados.

Somente por este pequeno exemplo, podemos perceber que muitos empresários não sabem o quanto estão perdendo, ou em outras palavras, o quanto estão deixando de ganhar. Outra situação é a dos trabalhos devolvidos pelo cliente. O gráfico toma conhecimento e manda refazer. É uma “bronca” para este ou aquele funcionário e tudo é esquecido.

Você já fez uma vez os cálculos? Qual a percentagem do seu faturamento que é devolvida? Estivemos outro dia em uma gráfica de médio porte e levantamos que nos últimos seis meses a devolução de serviços esteve em torno dos 3,5% do faturamento bruto. É verdadeiramente um absurdo! Absurdo maior é no entanto a acomodação do empresário que não se dedica a reduzir este desperdício que tanto afeta a sua lucratividade.

Vejamos alguns exemplos de desperdícios já encontrados em empresas e que são perfeitamente evitáveis:

> Não é raro, encontrarmos no estoque ou mesmo no meio da produção, papeis que foram cortados no formato errado e que esperam uma oportunidade de surgir um trabalho para o qual ele sirva.
> No preparo de cores especiais, por falta de uma tecnologia apropriada, o impressor acaba preparando uma quantidade de tinta bastante superior àquela que ele realmente irá utilizar.
> Máquina rodando bem abaixo da sua velocidade média normal, em função de materiais de baixa qualidade.
> Visitas repetidas em excesso a clientes que já sinalizaram não ter empatia com o profissional de vendas.
> Baixo índice de qualidade originando devolução de clientes. Normalmente a baixa qualidade é fruto de desmotivação, falta de liderança ou deficiência de manutenção de equipamentos.
> Erros na orçamentação, em função de falhas na informação da área comercial.

Existe uma carência ampla que podemos observar nas nossas gráficas, com relação ao desperdício. Esta carência se denomina acomodação. Caberia aos donos de nossas empresas gráficas, promover uma reversão desta situação, através da implantação de sistemas de controle e da orientação e motivação de equipes sendo que para isso, UM COACH PODE SER UMA SAÍDA MAIS ECONÔMICA pois alavanca os gestores da empresa em seu desempenho mostrando caminhos alternativos. O Coach não decide nada. A decisão continua sendo do dono da gráfica. O Coach só indica a maneira de passar o recado à equipe e aconselha o gestor.