Misturar as contas da gráfica com as do dono da gráfica só pode dar problema.

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Temos encontrado este problema em quase todas as partes do Brasil, principalmente em pequenas e médias empresas. O contador tem que rebolar para resolver uma série de pepinos que esta atitude pode causar, não só para a empresa, como também para o dono da mesma.

O mais importante é a PERDA DO CONTROLE FINANCEIRO DA EMPRESA.

Para elaborar um controle financeiro eficiente é preciso eliminar qualquer aresta de desorganização e bagunça. Afinal de contas, faz parte da gestão empresarial a compreensão exata e minuciosa de onde entram e para onde vão os recursos financeiros. Portanto, para evitar que sua gestão financeira fique prejudicada, um dos primeiros passos é SEPARAR AS CONTAS PESSOAIS DO(s) DONO(s), DAS CONTAS DA EMPRESA.

A administração incorreta, desorganizada e misturada da alocação dos recursos financeiros na conta pessoal e empresarial é um problema comum na gestão financeira de muitas gráficas, principalmente nas de pequeno porte. Mas não pensem que nas maiores seja muito diferente.

A PERDA DO CONTROLE FINANCEIRO

Uma das grandes consequências de misturar contas pessoais com as contas da empresa é a perda do controle financeiro. Gastos pessoais descontrolados podem acabar fazendo com que o empresário considere que sua empresa não está dando lucro e tomando atitudes sem pensar, como tentar aumentar as receitas elevando o preço do produto. Outra consequência desse descontrole é o empresário promover um corte de gastos errados, seja de pessoal ou de projetos importantes para o negócio.

Para evitar o descontrole financeiro deve ser feito o seguinte:

1) USAR CONTAS DISTINTAS

Para evitar o descontrole financeiro, é imprescindível que os empresários usem contas separadas para as finanças pessoais e PARA AS DA GRÁFICA. Em contas separadas, o gestor da empresa pode definir uma quantidade certa de dinheiro para uso pessoal de modo que não afete o capital de giro (e o futuro) do negócio.

2) ESTIPULAR UM VALOR ADEQUADO PARA A RETIRADA PRÓ-LABORE E OUTRAS RETIRADAS COM DENOMINAÇÃO ESPECÍFICA (em função de impostos).

Como sócio da empresa, você deve planejar sua retirada de pró-labore como faz com o planejamento de todos os seus gastos. Busque tratar neste momento sua retirada como a de um funcionário na folha de pagamento. Dessa forma, o cálculo deve ser feito dentro da realidade da empresa e da média que outras empresas do mesmo porte pagam para gerentes e administradores. Converse com seu contador sobre a incidência de impostos. Assim que o pró-labore for instituído, as contas da empresa e pessoal serão automaticamente divididas, inclusive as contas bancárias. Ou seja, toda a administração será feita de modo separado.

3) DEFINIR DATA PARA A RETIRADA DO PRÓ-LABORE.

Um importante passo para separar as contas e evitar o descontrole financeiro é definir qual será sua retirada de pró-labore, que pode ser mensalmente como um salário. Você saberá exatamente o quanto de recursos será alocado na pessoa física para obrigações pessoais, bem como os valores necessários para tanto. No entanto, é preciso analisar corretamente a necessidade para NÃO supervalorizar sua remuneração. Se acaso as finanças da empresa melhorarem, pode ser aumentado o valor mensal ou você pode planejar uma retirada fixa mensal e uma distribuição de lucros ao final do ano.

4) NUNCA USAR O CAIXA DA EMPRESA PARA PAGAR CONTAS PESSOAIS

Este hábito pode ser evitado com a definição do valor e data de retirada do pró-labore, bem como o uso de contas separadas. Em casos inevitáveis, porém, o uso do caixa da empresa deve ser encarado como adiantamento de pró-labore e, portanto, registrado nas finanças da empresa. Entretanto, é comum em empresas pequenas o uso do caixa empresarial para pagar contas do sócio.

Não separar as contas pessoais das contas da empresa poderá trazer problemas ao contador, visto que, de acordo com o conselho regional de contabilidade, não é permitido juntar receitas de pessoa física e jurídica. Além de gerar problemas com a contabilidade na hora do registro, o empresário pode ter complicações com o fisco, uma vez que seus gastos pessoais não condizem com sua receita, podendo inclusive ser enquadrado como crime contra ordem tributária.

Poderíamos ainda tecer inúmeros comentários a este respeito, elencando a série de problemas que podem se originar desta mistura e alocação de gastos. Preferimos, no entanto, que cada um de vocês, bata um papo com o seu contador que certamente poderá orientá-lo.