O “Chefe” vai pra DRUPA. E agora?

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Em fins de maio, teremos o grande acontecimento do ano na indústria gráfica internacional. A DRUPA 2008 é considerada a maior feira do ramo gráfico e acontece em Düsseldorf na Alemanha a cada 4 anos. Lá são exibidos os novos lançamentos de equipamentos e sistemas, desde a logística da pré-impressão, passando por equipamentos de todas as especialidades da mídia impressa, novos materiais, sistemas de gestão, chegando às modernas logísticas de relacionamento com os clientes. Teremos, portanto, além das novas tecnologias desta vez direcionadas para grandes formatos em diversas especialidades, novidades na área de embalagem em papel-cartão. Especial ênfase será dada na área digital e de novas tecnologias de mídia correlacionadas ao ramo gráfico.

Quase todos os empresários gráficos brasileiros de empresas de grande porte lá estarão, além de dezenas de caravanas de todo Brasil com empresários de médias e pequenas empresas. Também alguns clientes de grande porte, estarão visitando a feira, fechando negócios pré-agendados, além dos nossos brilhantes fornecedores de máquinas, equipamentos e sistemas de gestão que estarão expondo o que temos de melhor para oferecer para o mundo.

O dono da nossa empresa também vai. E como fica a gráfica enquanto ele estiver fora? O industrial gráfico, ou melhor, “O Chefe”, é bastante cuidadoso quando se trata de reduzir custos, principalmente nas compras. É ele que decide na maioria das vezes o que, onde e quanto comprar. Esta é a realidade do nosso dono de gráfica. Será que este empresário, muitas vezes pouco preocupado com a produtividade, está comprando corretamente?

Será que nosso empresário gráfico tem as habilidades de um comprador profissional e o conhecimento necessário para uma boa compra? Infelizmente muitos empresários gráficos “fogem” do computador. Esta é na verdade uma ferramenta essencial para seu trabalho como administrador, tanto de materiais como da gestão global da empresa. Será que o “chefe” que foi pra DRUPA tem plano estratégico de compra? Ou ele compra com o coração ou premido pelas necessidades do momento? Será que quando compra, tem em mente o seu fluxo de caixa? E as Habilidades para negociar, avaliar propostas de forma correta, relacionar a sua compra com as necessidades de qualidade e preço? E sua habilidade com relação à negociação propriamente dita, com pessoas (vendedores) de vários níveis de escolaridade?

O empresário gráfico tem que estar ciente de que a compra seja ela de matéria prima, material auxiliar ou mesmo equipamentos, tem correlação com a produtividade e a qualidade de seus impressos. Muitos (ainda bem que nem todos), só olham para a economia na hora da compra, ou seja, $$$. Não se preocupa naquele momento, se o material que está comprando, vai causar problemas técnicos na produção, reduzir a qualidade de seus impressos ou mesmo reduzir a produtividade de seus equipamentos (coisa que em muitas empresas não é nem controlado).

Quais seriam, a nosso ver as principais tarefas de uma pessoa que compra? Vocês verão a seguir, que se o empresário tiver que se ater a estas tarefas, não terá tempo de comandar a sua empresa como um todo. Porisso, a Printconsult, está preparando para o segundo semestre um curso de “Compras e Suprimentos para a Indústria Gráfica”, onde debaterá com os empresários, como reduzir custos da empresa, comprando corretamente e administrando a qualidade e quantidade de seu material.

Existem dezenas de atividades ligadas a compras, que exigem a atenção de uma pessoa que compra e onde tem que atuar. Entre as muitas tarefas, podemos citar toda a parte burocrática que se refere a requisição de compras e sua real necessidade, necessitando para isso dialogar com o departamento ou chefia requisitante (o que também toma tempo), estudar o mercado para ver se é vantagem comprar do fabricante, do revendedor ou mesmo importar certos materiais, além de conhecer o “e-procurement”, que nada mais é do que a compra via mercado eletrônico.

E as coisas não param por aí. Formalizar eventualmente contratos com fornecedores, caso, após uma reunião com os consumidores do material, com o departamento de finanças, etc..., chegar à conclusão que um contrato de fornecimento é vantajoso. Conhecer as várias formas de contrato, ou seja, por quotas, por consignação, por lotes de entrega, etc. Negociar serviços de terceiros, renegociando eventualmente, com o fornecedor ou um de seus concorrentes, na hora de enviar o material. O homem que compra (no nosso caso aqui: “o chefe”), tem a obrigação de atuar conjuntamente com sua equipe, em projetos de redução de custos, fazendo em seguida a análise de valor.

E continuando: Encontrar, ajudando a implantar novas tecnologias e melhoras de processo a fim de reduzir ainda mais os custos operacionais para se tornar ainda mais competitivo. Acompanhar junto à sua equipe o monitoramento dos principais fornecedores. Criar esquemas de rastreabilidade de materiais, bem como da performance destes materiais na produção. Participar ativamente no desenvolvimento de novos produtos. Rever periodicamente os custos de materiais, atualizando suas planilhas de pré-cálculo. Junto aos fornecedores e a equipe interna, liderar e monitorar os sistemas de qualidade total (TQM, AQ, etc.). E não falamos ainda sobre estoques (inclusive de produtos inflamáveis), racionalização de lubrificantes, uso correto de produtos químicos visando as novas leis ambientais e todo seu monitoramento, além do transporte interno de materiais, em folhas, bobinas, tambores, etc... e seus equipamentos.

Será que o senhor empresário gráfico teria tempo para estas tarefas? Existe ainda mais uma dezena que deixamos de citar e comentar. Digo isso, pois, o gráfico tem que se preocupar ainda com custos, produção, vendas, mercado, atendimento de clientes, fluxo de caixa, entre outras atividades financeiras, negociação com bancos, e muitas outras coisas. A solução seria treinar uma pessoa de confiança da empresa para ser comprador (a), através de cursos, ou mesmo através de uma consultoria de compras e seu acompanhamento, ou seja, “coaching”.

“O Chefe vai pra DRUPA!” E como fica tudo isso? De qualquer forma, desejamos ao chefe uma boa viajem, uma boa feira, não esquecendo que após a feira tem a visita à cidade velha “Altstadt”, onde servem um delicioso chope escuro acompanhado das delícias da culinária alemã.