O custo da falta de foco em nossa empresa

Thomaz Caspary ( In memoriam )

No momento em que escrevo esse artigo, por exemplo, são 5 horas da tarde de um sábado. O que me faz usar este final de semana para realizar essa tarefa é a certeza de que muitas pessoas lerão esse texto. Para algumas dessas pessoas há grande possibilidade desse material causar um impacto positivo em suas vidas e nas suas gráficas. Acredito que aquilo que realizo hoje pode fazer a diferença na vida das pessoas, com isso minha responsabilidade e o meu empenho em melhorar aumentam cada vez mais. Muitas pessoas estão desmotivadas porque não conseguem enxergar o significado daquilo que estão fazendo. Saiba que você é único e aquilo que você está fazendo hoje, com certeza fará a diferença na vida de alguém, mesmo que você nem perceba isso.

Com a implantação de Boas Práticas nas empresas gráficas, tenho ouvido, tanto de empresários como de funcionários, principalmente das chefias e do PCP reclamações, com relação a falta de tempo para realizar todas as tarefas necessárias. O dia deveria ter 48 horas... Veja cada dia mais, que existe tanto na Gestão, como na Programação de Produção e na área de Vendas, falta de foco, pois o funcionário ou mesmo o empresário, ainda não conseguem separar o urgente do importante. Por outro lado, as constantes interrupções de várias fontes, que nada tem a ver com a atuação do indivíduo em sua tarefa, o levam a perder tempo para se concentrar novamente no que estava fazendo. Isto é custo para a empresa!

A falta de foco é um dos maiores inimigos do indivíduo na empresa gráfica neste século. Em todo o universo que abrange da gestão do tempo, o item mais difícil de ser combatido é a falta de foco. Esse problema é muito sutil e precisa de uma grande força de vontade para ser vencido. Uma recente pesquisa nos USA, mostrou que um profissional só consegue permanecer focado em uma tarefa por, no máximo, 11 minutos até que o telefone toque ou ele seja interrompido com alguma pergunta de um colega.

Uma vez que ele pára um trabalho, custa, em média, 15 minutos até que a atenção integral se volte àquela primeira tarefa. Isso pode levar a uma perda de até duas horas diárias, devido à falta de foco e, conseqüentemente, acaba gerando erros, atrasos ou mesmo uma desorganização no trabalho. Se te perguntarem hoje, quantas vezes você perdeu o seu foco da sua tarefa (por exemplo, um pré-cálculo ou uma programação de produção) com outras atividades, ligações, e-mails, hotmail/facebook ou pessoas que te interrompem, provavelmente diria que foram inúmeras as pausas, não é mesmo?

Chegamos, portanto à conclusão de que um ingrediente que está em falta no dia-a-dia das pessoas, cada vez mais, é o foco. Perder o foco no trabalho ou na tarefa é custo, ou melhor, prejuízo. De acordo com outra pesquisa realizada nos Estados Unidos, o resultado da perda de foco, ao serem questionados, 55% dos entrevistados afirmou que as distrações no ambiente de trabalho afetam sua produtividade. Segundo os autores do estudo, estas distrações chegam a custar mais de US$ 500 bilhões por ano em toda a indústria americana! É muito dinheiro gasto de maneira improdutiva, não é mesmo?

Manter-se competitivo no mercado gráfico é um desafio permanente, que exige atenção, disciplina e dedicação diárias. No entanto, a correria cada vez mais acentuada, a pressão aumentando a cada dia, as mudanças no mercado, a concorrência desleal, enfim, uma série de fatores acaba fazendo com que o planejamento e a atuação da empresa, tanto na área de vendas, como na produção, no PCP e nas compras, sejam dispersos, sem foco. Conseqüentemente, perde-se em produtividade. Por isso, vale o alerta: foco é tudo, caso contrário você começa a contabilizar prejuízos. Para quem quer se tornar mais competitivo em 2011, minhas dicas são:

• Propósito: Defina e compartilhe o seu "Plano de Trabalho" incluindo as Boas Práticas de Fabricação e Gestão com Normas e Procedimentos.
• Postura: Torne-se "O Comandante", independente da sua área de gestão.
• Pessoas: Forme uma equipe de talentos com dons de empreendedor.
• Processo: Posicione-se com tecnologia apropriada e mais moderna.
• Comando: Gestão dos itens acima e Treinamento Generalizado.

É penoso, ver o quanto de esforço, tempo, dinheiro, criatividade, etc., as gráficas gastam para transmitirem uma imagem de eficiência e, ao mesmo tempo, põem tudo a perder mantendo profissionais inadequados em seus quadros de funcionários em todas as áreas. Custa muito conquistar um cliente. O esforço seguinte, para mantê-lo dentro de casa, é uma batalha insana. Conseguir sua fidelidade e fazer com que repitam seus pedidos são verdadeiras proezas que merecem comemoração. Repentinamente, por causa de um vendedor menos atencioso, por uma falha do PCP ou mesmo por um profissional, tecnicamente sem preparo, colocamos tudo a perder.

Explorando melhor essa situação, cabe nos perguntar por que isso ocorre. Se empresários e gerentes não se poupam, nem ao dinheiro da gráfica, no planejamento e organização, por que falham tão lastimavelmente convivendo com pessoas que não condizem com o esperado delas? Se erraram na contratação, por que não reparam via treinamento? Se o treinamento não funcionou, por que não tentam contratar um consultor que seja do ramo? É triste ver o quanto de esforços e recursos é jogado no lixo, pela postura inadequada de um funcionário ou mesmo do dono de uma gráfica. Se, ao final, nada dá certo, por que manter essas maçãs podres na empresa? Todo gerente e empresário tem que estar atento a isto. Não vale a pena conviver com maus funcionários. É perda certa para a empresa e injustiça para com aqueles outros, mais sérios, capazes e desejosos por contribuírem, em troca de um salário justo.

E para finalizar, pois senão escrevo até domingo, gostaria de salientar dois pontos importantes que passo como "dicas":

• Pessoas - Se muita gente o interrompe, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada na empresa. Faça uma revisão de como redige os e-mails, concede informações e delega atividades. Normas e Procedimentos na comunicação são de vital importância e fazem parte do sistema de Boas Práticas.
• Ainda está com falta de foco? - Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outras tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades. Apague ou feche qualquer outro software que não esteja usando, para não se distrair. - Boa Sorte!