O desafio das gráficas brasileiras: apagar incêndios ou planejar para crescer?

O setor gráfico enfrenta desafios significativos que requerem uma abordagem cuidadosa e estratégica para garantir sua sustentabilidade a longo prazo. Infelizmente, muitos proprietários e diretores de empresas gráficas estão constantemente lidando com problemas urgentes, o que reflete a realidade atual da maioria das gráficas. Esses problemas são frequentemente encontrados na área financeira da empresa, onde ações reativas são tomadas para resolver questões emergentes.

Em muitos casos, os atrasos na entrega de pedidos, problemas de qualidade ou desculpas frequentes aos clientes levam a uma perda de confiança e, consequentemente, os clientes migram para outras gráficas. Além disso, o pessoal de vendas pode não estar atingindo as metas estabelecidas, seja por falta de habilidades de vendas ou devido a limitações na capacidade de produção da empresa. Essa abordagem simples de "vender primeiro, resolver depois" acaba sobrecarregando os donos e diretores das gráficas, que precisam "apagar incêndios" constantemente.

Uma das principais razões para esse cenário é a falta de investimento em planejamento estratégico e treinamento de pessoal no setor gráfico brasileiro. O foco excessivo no curto prazo e a resistência em ver o treinamento como um investimento resultam em uma cultura de apagar incêndios sem uma abordagem mais proativa. O custo aparente do treinamento é muitas vezes visto como uma barreira, mas essa mentalidade impede o desenvolvimento do potencial dos funcionários e a melhoria dos processos de trabalho.

Para mudar essa realidade, é essencial que as gráficas invistam em um sólido plano de negócios e em estratégias de longo prazo. Isso permitirá uma visão mais clara dos objetivos e das etapas necessárias para alcançá-los. Além disso, é crucial que o setor gráfico promova uma cultura de treinamento e desenvolvimento, reconhecendo que investir no crescimento dos funcionários é fundamental para o sucesso do negócio.

Ao investir em treinamento e desenvolvimento, as gráficas podem melhorar a capacidade de produção, a qualidade dos serviços oferecidos e a satisfação dos clientes. Com uma equipe bem treinada, os problemas emergentes podem ser resolvidos de forma mais eficiente, reduzindo a necessidade de "apagar incêndios" constantemente. Além disso, uma maior lucratividade permitirá que as empresas invistam em equipamentos mais modernos e em tecnologias que otimizem os processos de trabalho, tornando a empresa mais competitiva no mercado.

É fundamental que o setor gráfico no Brasil abandone a mentalidade reativa de apagar incêndios e adote uma abordagem mais estratégica e orientada para o desenvolvimento contínuo. Isso exigirá investimentos em planejamento estratégico, treinamento de pessoal e na busca pela excelência operacional. Somente assim as gráficas poderão enfrentar os desafios presentes e se preparar para um futuro mais próspero e sustentável.

O setor gráfico apresenta um cenário diversificado, onde algumas empresas se destacam pelo planejamento estratégico, treinamento adequado e adoção de boas práticas, enquanto outras não investem o suficiente nessas áreas, focando somente no preço em detrimento do conteúdo e da qualidade. As gráficas que buscam o crescimento sustentável geralmente possuem equipes bem preparadas e se orientam por profissionais especializados, implantando Planos de Negócios, sistemas de gestão informatizados e novas tecnologias.

Por outro lado, muitas gráficas médias e pequenas ainda tratam suas compras de treinamentos, serviços e equipamentos de forma simplista, sem considerar a importância do conteúdo e da qualidade oferecida. Nesse contexto, o texto enfatiza a importância de buscar conhecimento em fontes diversas, como jornais e revistas especializadas em negócios, e estudar a trajetória de empresários e empreendedores bem-sucedidos para adquirir ideias administrativas e gerenciais que possam melhorar os resultados da gráfica.

Ser proprietário de uma gráfica não garante habilidades de gestão. Muitos donos de empresas gráficas tendem a ser centralizadores e não delegam tarefas por medo ou desconfiança. Ao mesmo tempo, alguns podem acomodar-se, deixando o trabalho para outros sócios ou colaboradores, em vez de se envolverem ativamente na melhoria do negócio.

Para promover uma mudança positiva no setor gráfico, é fundamental debater a importância da gestão eficiente, do planejamento estratégico e do desenvolvimento contínuo das equipes. A sociedade gráfica precisa encarar esse desafio com urgência, reconhecendo que a transformação e o crescimento sustentável requerem investimento em conhecimento, capacitação e uma mentalidade voltada para a excelência operacional.

O setor gráfico apresenta uma divisão entre empresas que investem em planejamento, treinamento e tecnologias modernas, e aquelas que se limitam a considerar o preço das compras sem valorizar o conteúdo e a qualidade. Para alcançar melhores resultados, é essencial buscar conhecimento externo, estudar exemplos de sucesso e confiar na administração competente. O foco deve ser na capacitação da equipe e na adoção de práticas gerenciais eficientes, evitando a centralização excessiva e buscando a melhoria contínua dos negócios gráficos.

Para melhorar a eficiência e a produtividade no setor gráfico, há muitas atitudes para você tirar o máximo proveito de seu tempo sendo mais eficaz, como por exemplo:

Prevenção de problemas e melhoria da comunicação: Nesse primeiro tópico, são apresentadas orientações sobre a importância de melhorar as comunicações com todas as pessoas envolvidas na organização, clientes e fornecedores. Instruções claras e precisas são fundamentais para evitar falhas e problemas operacionais. Além disso, é destacada a relevância da comunicação escrita, que proporciona um registro claro do que foi proposto ou combinado. A abordagem proativa de identificar e resolver problemas antes que se agravem é enfatizada.

Simplificação das tarefas: O segundo tópico ressalta a necessidade de simplificar as tarefas sempre que possível. A busca por melhores maneiras de realizar as atividades é incentivada, a fim de torná-las mais rápidas, fáceis e menos cansativas. É sugerido evitar repetições desnecessárias, eliminando tarefas que não agregam valor ou que não são bem compreendidas. A organização do local de trabalho é mencionada como um aspecto importante para aprimorar a eficiência.

Gerenciamento do tempo e equilíbrio pessoal: O terceiro tópico aborda a importância de ser mais produtivo e gerenciar o tempo de forma eficiente. A identificação do momento do dia em que se é mais produtivo é destacada como uma estratégia para priorizar tarefas importantes e desafiadoras nesses períodos. Além disso, é sugerido escolher ferramentas de administração do tempo que se adequem ao estilo individual, como computadores, palm-tops, agendas, entre outros. O texto também ressalta a importância de reservar tempo para si mesmo, família, amigos e atividades de lazer, buscando um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida pessoal.

 

Para que as pequenas e médias gráficas alcancem crescimento e resultados significativos, é fundamental enfrentar alguns desafios e adotar práticas estratégicas. Atualmente, muitos proprietários de gráficas de pequeno porte se veem sobrecarregados pelas demandas diárias, o que acaba limitando o tempo disponível para o planejamento e desenvolvimento do negócio. Eles frequentemente se deparam com situações emergenciais, como lidar com questões bancárias, procurar por novos clientes e lidar com fornecedores que não lhes dão a devida atenção por serem pequenos.

Essa abordagem reativa, embora necessária em algumas circunstâncias, pode levar a gráfica a negligenciar aspectos essenciais do seu crescimento. É crucial que o proprietário ou gestor da gráfica dedique tempo para refletir sobre o próprio negócio, ler jornais e revistas que tratam de economia e mercado, e entender as mudanças que podem ou devem ser feitas para se adaptar ao ambiente competitivo.

Uma das formas de superar essa situação é buscar informações sobre a economia e o mercado em que a gráfica está inserida. Através desse conhecimento, é possível identificar oportunidades para o desenvolvimento do negócio, bem como ameaças que podem representar riscos à sua sobrevivência. Nesse sentido, consultorias especializadas no ramo gráfico, entidades como o SEBRAE, Sindicatos Patronais e a própria ABTG (Associação Brasileira de Tecnologia Gráfica) desempenham um papel importante ao oferecerem capacitação e suporte aos pequenos e médios empresários gráficos.

Essas iniciativas são valiosas, mas ainda há muito a ser feito para fortalecer o setor gráfico. A capacitação contínua dos empresários é essencial para que eles estejam preparados para os desafios do mercado, compreendam as tendências do setor e saibam como inovar e se diferenciar. O acesso a informações atualizadas, tecnologias avançadas e boas práticas de gestão são fatores cruciais para o crescimento sustentável das gráficas de pequeno e médio porte.

O empresário gráfico precisa conhecer o cliente interno, isso pode contribuir para uma maior sinergia e eficiência no ambiente de trabalho:

1. Conhecendo o cliente interno: é fundamental que os colaboradores compreendam verdadeiramente o trabalho que cada pessoa realiza na empresa, seja ela impressor, vendedor ou auxiliar administrativo. Entender como o trabalho de cada um influencia nos processos e projetos da gráfica pode ser crucial para evitar erros, atrasos e desperdícios.

2. Criando sinergia entre as equipes: é muito importante criar uma sinergia entre as equipes, onde cada colaborador reconheça o valor e a importância do trabalho dos outros. Isso pode ser alcançado através de uma melhor comunicação e cooperação entre os setores, permitindo que todos entendam como suas ações impactam os demais e como podem se ajudar mutuamente em suas funções. Evitar a desorganização interna é essencial para evitar que o dono da gráfica se torne constantemente o "bombeiro" que precisa resolver problemas emergenciais.

3. Manter o cliente interno informado: manter o cliente interno constantemente informado sobre os resultados da empresa, incluindo informações sobre vendas e soluções para os problemas em que estiveram envolvidos é de muita importância. Envolvê-los nos processos e mostrar que sua contribuição é valorizada pode aumentar o grau de comprometimento e engajamento das equipes. Dessa forma, o dono da gráfica poderá se dedicar mais ao crescimento do negócio, em vez de ter que resolver problemas constantemente.