O Gráfico Estressado!

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Não me canso de ouvir dos colegas, que estão estressados, que não saem de suas gráficas antes das 8 da noite e muitos ainda levam serviço para casa. Funcionários se queixam que estão sobrecarregados de trabalho e que acabam por não ter tempo de cumprir com as tarefas para as quais foram designados.Uma das origens do mau desempenho no trabalho é a inabilidade psicológica para aceitar e conviver com uma mudança, ou seja, uma nova postura de trabalho, separando o que seja importante do que é urgente. Outro fator, que atrapalha constantemente nossas tarefas, são as interrupções telefônicas ou pessoais, que nada tem a ver com nossa função. E isso é uma presença constante nos diversos ambientes de trabalho, principalmente nas áreas de pré-cálculo, PCP ou mesmo na esfera de gestão. No entanto, muitos funcionários simplesmente recusam-se a mudar de comportamento, em alguns casos até fingindo que a interrupção não os incomoda ou não existe. A razão é óbvia: têm medo de “magoar” o colega e preferem ignorá-la. Precisamos fazer uma mudança urgente em nossa empresa, introduzindo novas normas e procedimentos nas comunicações interdepartamentais. Muitas empresas ainda permitem o uso do MSN que muitas vezes é utilizado para conversas paralelas que nada tem a ver com o trabalho propriamente dito. Para isso existem hoje, outras ferramentas de TI.

Resistir à mudança é uma atitude natural e previsível dentro de nossas empresas. Na verdade, normalmente as pessoas bem sucedidas no que fazem, tendem de início a serem as mais resistentes à alteração destas normas e procedimentos que estão embutidas no programa de Boas Práticas de Fabricação e Gestão. Elas trabalham bem e obviamente não têm quaisquer razões para colocar em risco o que conquistaram por seu próprio esforço e dedicação. Entretanto, levam muito mais tempo para resolver situações, pois são interrompidos a cada momento, não podendo se concentrar no que estão fazendo. Daí o dia não rende! Por esta razão uma mudança é inevitável e se mostra positiva e produtiva, os funcionários mais competentes deixam de resistir, aderem à nova sistemática e tentam extrair do novo o melhor que podem. Adaptam-se com facilidade ao novo tempo e se integram à realidade que certamente facilita a vida. Vejam por exemplo se a cada momento um cliente liga diretamente para o PCP para saber como é que está o serviço. O que faz o departamento comercial? Este naturalmente deveria saber automaticamente como andam os serviços de cada vendedor. É tudo uma questão de Normas e Procedimentos, com ou sem TI.

Funcionários de desempenho mediano não têm essa postura de adaptação ao novo. Muitas vezes até resistem à transformação da realidade em que vivem. Para eles, a mudança é essencialmente negativa, traz em si problemas e o perigo ao ambiente de trabalho a que estão adaptados. A mudança de posturas ou normas significa muitas vezes a perda do conforto e da tranqüilidade de que desfrutam. Muitas vezes podem até não estar satisfeitos com a realidade à qual se integram, no entanto conhecem-na e sabem perfeitamente em que terrenos estão pisando. Convivem com a certeza de relações de intercâmbio profissional estável, sentindo-se protegidos do inesperado. É preciso também, que se compreenda que para eles aceitarem as mudanças propostas pelas Boas Práticas, significa que rejeitem o que atualmente fazem.

Aceitar a mudança é também uma prova adicional para os funcionários de mau comportamento ou de hábitos ultrapassados no trabalho, onde o gestor não percebe esta defasagem e onde os funcionários não são valorizados pelas gráficas. E isto reforça nestes funcionários um sentimento de vitimização ou de herói-sofredor, em que se vêem permanentemente subjugados.

E isso é muito ruim para a nossa gráfica, pois além do trabalho em si não render, acarretando atrazos nas comunicações e conseqüentemente na produção e prazos de entrega, acumula o que podemos chamar de “problemas ainda não resolvidos”, muitas vezes por falta de cobrança, ou mesmo por falta de um sistema de normas e procedimentos, que deve ser implantado em todas as empresas, sejam elas micro, pequenas ou mesmo grandes gráficas.

Como resolver este problema?

É preciso em primeiro lugar, fazer uma análise do que acontece na gráfica, setor por setor, iniciando-se na área comportamental de vendas, do pré-cálculo e da administração de vendas, passando posteriormente para o PCP e áreas produtivas. Detectadas as falhas, elabora-se um manual de Normas e Procedimentos (Boas Práticas de Fabricação e Gestão) que devem ser feitas por um elemento de fora da empresa com conhecimento gráfico e das rotinas de trabalho em todos os setores. É importante também que o gestor (seja o dono, diretor ou os gerentes) seja suficientemente sensível e capaz de agir no sentido de fazer os membros de sua equipe aceitarem aa normas e sua mudança em vez de a utilizarem como combustível para reforço de seus maus comportamentos, hábitos inadequados e desempenho insatisfatório.

Implante o sistema de BPF&G passo a passo.

Jamais pressuponha que os funcionários de sua gráfica assimilem de pronto, todas as mudanças que poderão ser feitas e que geralmente não são muitas, porém comportamentais de relevante importância para redução da “sobrecarga” de trabalho com conseqüente “Stress” da equipe. Explique o porquê e como se processará a mudança. Explique tudo em detalhes, mesmo aquilo que possa parecer exageradamente óbvio. Por que a mudança é necessária e o que ela significa para a gráfica e para seus funcionários, com relação à redução da carga individual de trabalho e com isso do Stress. Enfatize os seus benefícios e descreva com objetividade e clareza o resultado e benefícios esperados. Não perca de vista que o seu objetivo não é obter a aprovação ou ganhar a adesão dos seus pares à mudança pretendida, mas ajudá-los a compreender e prepará-los para eliminar os problemas que estão acontecendo.

Escute também opiniões dos envolvidos.

Tente identificar, compreender e ajustar as percepções de medos ou problemas dos membros de sua equipe à mudança. Não faça uma “solenidade”, em um discurso de incentivo em favor da mudança de atitudes na gráfica, antes dos funcionários terem tido a oportunidade de colocar as suas preocupações. Se você passar por cima deles simplesmente dando ordens, você pode fracassar na sua meta. Ouvi-los interessadamente, compreendendo as suas razões, visando a esclarecê-los, adicionará um bocado de confiança e não aumentará desnecessariamente as resistências à implantação do novo sistema. Isso, no entanto poderá ser feito pelo consultor que lhe auxiliará na elaboração das Normas e procedimentos.

A implantação é gradual.

Faça a implantação de forma gradual de curto prazo nos processos de comunicação e de trabalho. Suavize o impacto da mudança de uma situação para outra. Dê dois passos à frente, porém, não hesite em recuar um, aceitando os questionamentos dos funcionários. Avanços graduais possibilitam espaço para “feedback” de todos os envolvidos, reduzindo as resistências e o sentimento de vitimização ou de impotência diante do irreversível. Certamente você terá sucesso e a vida da sua gráfica irá mudar radicalmente pra melhor, otimizando seu fluxo de operações. Boa Sorte!