Olhe para o futuro e tenha sucesso!

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Antes de abrir a Printconsult, 25 anos atrás, conversei com muitas pessoas que já tinham seguido esse caminho e notei que existem dois tipos de empreendedores: os que comandam a empresa de acordo com as necessidades que surgem a cada dia e aqueles que planejam as ações que vão tomar. Na maioria dos casos, os que planejavam suas metas através de um Plano de Negócios, com objetivos precisos, conseguiam obter mais sucesso. Por isso, resolvi aprender mais sobre como planejar e quando me aprofundei no planejamento descobri que existia uma prática chamada "olhando o futuro", que permitia reproduzir mais do que uma meta a ser seguida, mas concretizar nossos objetivos na esfera do planejamento estratégico, para depois tornar isso realidade.

Em fevereiro ao escrever um artigo no Site da Printconsult, sobre "Como incrementar as Vendas" não falei sobre uma importante ferramenta necessária para o administrador de vendedores (também conhecido como Gerente de Vendas), que é o do controle de vendedores e das vendas em geral, a fim de medir a eficácia deste primordial departamento na empresa gráfica. A maioria das gráficas tem clientes com perfis diferentes e muitas delas não lidam corretamente com essa diferença. Definem suas estratégias de forma semelhante, tratando quase todos os clientes do mesmo jeito. Acontece que clientes são diferentes uns dos outros. Alguns querem muita atenção, mas compram pouco; outros compram muito, e querem prazo e preço; outros ainda compram uma a duas vezes ao ano e sem planejamento. Para piorar, existe uma pressão cada vez maior pela otimização do uso do tempo em vendas. Isto deixa qualquer profissional de vendas meio maluco. O dono da gráfica, pouco atua neste emaranhado de problemas. A ele interessa o faturamento.

Qual então a solução? Segmentar a nossa base de clientes. Além de melhorar o atendimento, uma boa segmentação permite que um profissional de vendas canalize melhor seus esforços, diminuindo inclusive custos (deslocamento, tempo de espera, adequação da proposta, etc.). A segmentação de clientes nada mais é do que juntar os clientes "parecidos" em diferentes grupos e, a partir daí, tratar cada grupo de forma mais personalizada. Esse processo pode ser feito de diversas formas: por faturamento, por comportamento e habito de compras, ou por qualquer outro adjetivo que queiramos dar. Uma das formas mais usadas por excelentes profissionais de venda é a Curva ABC, sobre faturamento. A Curva ABC é, na verdade, uma conseqüência lógica do princípio de Pareto (aquele que diz que, em média, aproximadamente 80% do seu faturamento vêm de mais ou menos 20% da sua base de clientes). Digamos que você tenha no total 300 clientes e 3 vendedores. É impossível que cada vendedor tenha a capacidade de atender bem 100 clientes por mês. Neste momento você deve fazer a sua Curva ABC por Cliente de cada Vendedor e verificar quais os 10 ou 15 maiores clientes em faturamento de cada vendedor. Certamente aí você levará o seu primeiro susto. Muitas vezes os maiores clientes não chegam a cinco por vendedor. Seu segundo susto você terá, ao analisar a Margem de Contribuição que cada um destes cinco primeiros clientes de cada vendedor lhe rendem. Você poderá estar vendendo um enorme faturamento com margem negativa e nem percebeu. Como resolver este problema, será a primeira tarefa de um novo Plano de Negócios da sua gráfica. Caso não saiba resolver sozinho, procure ajuda de um consultor.

Voltemos o nosso olhar para o futuro imediato. Esse tipo de tarefa não está ligado somente ao ato de estabelecermos objetivos a serem alcançados, mas, sim, a uma reflexão maior, que nos permite realmente enxergar aquilo que vamos passar no futuro. Pode parecer estranho no início, como já ouvi de alguns colegas "isso está mais para conversa de consultores de alto nível do que para estratégias de gerenciamento de empresas gráficas", mas de fato funciona. Um bom exercício para desenvolver a habilidade de fazer um Plano de Negócios olhando para o futuro, além de treinar e ampliar a capacidade mental de visualizar o que se quer obter, é o de criar o hábito de colocar nossas idéias no papel. Escrever tudo o que queremos e o mais importante: como pretendemos conseguir isso. No início, devemos nos fixar em um ponto não muito distante, cerca de um ou no máximo dois anos à frente. Quanto mais detalhado for a descrição feita no papel, maior é a possibilidade de tudo acontecer na prática. Para isso, no entanto, necessitaremos de pessoal capacitado ou mesmo de um consultor que guie os nossos passos, fazendo o que ele sugere. Na prática já assistimos inúmeras vezes fatos lastimáveis, onde o dono da empresa não optou pela sugestão do consultor. Resultado: Prejuízo grande. Nessa fase de adaptação à visão do futuro, é importante se comprometer em analisar como você está se saindo em relação àquilo que pensou e anotou, para que possa corrigir suas ações e chegar ao sucesso. Novamente com a ajuda de um consultor experiente, você alcançará os seus objetivos em menor espaço de tempo.

O mais interessante é que quando nos certificamos através do acompanhamento de sistemas de gestão, que as coisas acontecerem conforme desejamos, a sensação de realização é ainda maior do que se tudo tivesse acontecido ao acaso, na base da improvisação. Tenho um colega gráfico que costuma dizer uma frase muito interessante sobre isso: "os amadores improvisam e os profissionais planejam". Acredito que olhar para o futuro de forma organizada, é uma ótima maneira de fazer o presente ser como desejamos.

Gostaria neste ponto de vos dar uma dica importante:

Operacionalize o que havia escrito com base nas informações levantadas pelo estudo de mercado e seu CRM. Essa é a parte de por a "mão na massa", por isso é muito importante ter foco e fazer tudo da melhor maneira possível e evitando ao máximo os improvisos, procure seguir o roteiro que criou na etapa anterior. Analise os resultados após ter iniciado a operacionalização do seu projeto. Para isso utilize-se de um bom sistema de gestão. Temos vários disponíveis no Brasil e, direcionados para a área gráfica. Veja se está se está dentro do planejado, ou seja, daquilo que havia traçado no início. Saber como você está se saindo é tão importante quanto saber aonde quer chegar. Volte a traçar suas ações a partir das informações que colher com a análise de seus resultados. Quanto mais conseguir se alinhar aos objetivos iniciais, menor será a mudança de planos. Boa Sorte!

Fonte: Revista PUBLISH Nº 118