Pare de apagar incêndios – Distinga o que é urgente do que seja mais importante

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Em uma das palestras que assisti, ouvi uma frase do professor Mario Sérgio Cortella quando disse: “Aprenda a separar até o que é urgente do que é importante”. Recentemente escrevi um artigo, onde colocava como pergunta se você sabia qual é a sua prioridade. E chegaram mensagens com muitas dúvidas em relação à prioridade.

Quantas horas têm o seu dia? Sem nenhuma dúvida, nem um segundo a menos que 24 horas, como é o de todo mundo. Mas o que você faz nessas 24 horas? Aí as respostas já são diferentes para as pessoas. Muitas dizem que se o dia tivesse 30 horas ainda era pouco. Já outras fazem bastante no tempo do qual dispõem e ainda ajudam os que não têm tempo.

Onde está a diferença entre as pessoas que aproveitam bem o tempo e as que não conseguem ser produtivas? As pessoas eficientes são planejadas, executam suas atividades com base em prioridades, elegendo as tarefas por ordem de importância. As não produtivas não fazem essa distinção, pois para elas tudo é importante e urgente, passando a executar tarefas que consomem tempo e não trazem resultados. Quando caem na real, agem como se fossem eternos “bombeiros”.

Tarefas importantes e urgentes: São tarefas que exigem atenção imediata, pois têm valor, mas os prazos de execução estão se esgotando. É a área das crises ou problemas, que, quando ocorrem, devem ser solucionadas imediatamente, a fim de evitar maiores proporções, com consequências danosas. Aqui estão os profissionais apagadores de incêndio.

Tarefas importantes e não urgentes: São tarefas relevantes em termos de valor e resultados. Aqui está o gerenciamento das atividades dentro do tempo de que se dispõe, tendo como consequência a eficiência e produtividade.

Tarefas urgentes e não importantes:São tarefas tidas como urgentes, mas que não se traduzem em resultados importantes. Mesmo que o prazo esteja expirando a perda não terá maiores consequências, portanto sem valor significativo. Exemplos: Interrupções constantes, atender celular, internet, relatórios sem futuro etc.

Como as tarefas importantes não são tão urgentes, vão ficando para depois, quando na realidade carecem de ações proativas. Por serem geralmente postergadas, transformam-se em CRISES, exigindo execução imediata. A verdade é que se reage sobre a urgência, quando o correto é agir sobre o que é importante.