Quero montar uma gráfica

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Temos recebido constantemente e-mails nos perguntando como montar uma gráfica ou, que máquinas devo comprar para montar uma gráfica. Estas perguntas vêm das mais incríveis regiões do Brasil, como por exemplo, Chapadão do Céu em Goiás, cidade com perto de 4.800 habitantes. Recebemos também e-mails de pequenas cidades de quase todos os estados do Brasil como Congonhal (MG), Miranda (MS), Itamarajú (BA) e dezenas de outras cidades, inclusive de Portugal, onde recebemos um e-mail nos solicitando o seguinte: “Estou a pensar em abrir uma gráfica em Viana do Castelo, mas não sei se o negócio é rentável? Será que vale a pena investir? Gostaria de ter algo diferente, mas não sei por onde começar”. Porém dentre as perguntas mais pitorescas recebemos de Natal (RN) a seguinte pergunta: “Senhores, tenho em minha casa um computador PC com programa Windows 2000. Gostaria de abrir em minha casa uma gráfica digital e queria saber os equipamentos que devo comprar para conectar ao meu computador. Isso é muito caro? Onde encontro e que marcas vocês me aconselham?”

Resolvemos escrever este artigo hoje, para elucidar os principais pontos que devem ser levados em conta, ao se abrir uma gráfica. Existem muitos aspectos que influem decisivamente para a montagem da gráfica que queremos montar. Entre eles, podemos citar:

• Que tipo de impressos vai imprimir?
• Existem outras gráficas em minha cidade. O que fazem?
• Em que regiões pretendo oferecer os impressos?
• Quanto tenho para gastar? – Preciso de um empréstimo?

Uma vez definidos estes quatro pontos básicos, vamos verificar agora o que realmente interessa e que, na verdade não é pouco. Em primeiro lugar, você sentiu se tem capacidade empreendedora e pretende tornar-se um empresário? Imagine-se em primeiro lugar comandando uma gráfica. Algumas pessoas, ou por terem saído de gráfica onde trabalharam muito tempo ou por terem recebido uma máquina usada como parte de pagamento de indenização resolvem abrir uma gráfica somente porque ouviram dizer que o mercado é muito bom para tal atividade. Se você não se sentir bem fazendo o que gosta, ou gostar da sua futura atividade, não será feliz e, conseqüentemente, seu negócio estará fadado ao fracasso. Se tiver sócio, seja parente ou não, será ele agradável na convivência empresarial como na vida particular?

Conheça as necessidades legais para abrir sua gráfica. Não deixe de legalizar sua empresa. Gráficas que trabalham na formalidade faturam mais que as informais. Consulte sempre um bom contador, que será seu braço direito na legalização do seu negócio, fazendo um planejamento tributário estratégico adequado a sua atividade.

A escolha do local é vital para seu negócio. O que você deve considerar é se precisará do fluxo de muitas pessoas, caso você pretenda abrir uma copiadora ou gráfica rápida (neste caso considere um ponto de frente de rua ou em shopping) ou se seu negócio não depende deste fluxo, pois você terá vendedores que vão à empresa dos clientes. Verifique o valor do metro quadrado dos locais onde pretende instalar sua empresa e veja as outras opções como necessidade de estacionamento. Talvez a escolha de um galpão em ruas secundárias ou mesmo fora do centro da cidade pode resolver o seu problema de localização. Essa escolha deve levar em conta a facilidade do fluxo de pessoas e ainda a entrega dos seus impressos. E não deixe de considerar a venda pela internet que nos dias de hoje, principalmente para gráficas rápidas, com o envio de arquivos pela Net é coisa bastante comum. Certifique-se, no entanto, com relação à capacidade de seu provedor e da qualidade de transmissão.

Faça uma projeção das receitas e despesas. Pesquise primeiramente em outras gráficas, quanto é viável faturar nos meses iniciais dependendo do segmento de mercado no qual você pretende atuar. Projete receitas menores e para, pelo menos, um ano e não fique muito empolgado. Se os números de seu faturamento forem positivamente maiores do que você pensou, ótimo!

Custos fixos, como aluguéis, energia elétrica, telefone, salários, contador, taxas diversas, internet, impostos fixos, divulgação, material de escritório, pró-labore, bem como os custos variáveis, como papel, tinta, chapas, materiais de consumos industriais, impostos sobre vendas, comissões, etc, devem ser seriamente considerados antes de você pensar em comprar qualquer máquina. Tudo isso e mais um pouco deve ser projetado para que você tenha a real noção de quanto irá precisar para manter a sua empresa aberta. “Prudência e Canja de Galinha não fazem mal a ninguém”.

Essencial na vida de toda gráfica é conhecer o mercado que se quer atingir, pois sem vendas a empresa não sobrevive. Para vender bem é necessário ter políticas de mercado, impressos diferenciados, bons relacionamentos, boa equipe de vendas conhecedora dos impressos que vende e, principalmente, formas de divulgação da sua gráfica, como por exemplo, um Site na Internet, que hoje em dia custa uma bagatela.

Os preços de seus produtos deverão ser adequados aos custos da sua gráfica e à estratégia da empresa – não sem considerar o mercado – e uma equipe de vendas eficiente. Hoje, as pequenas gráficas, representam no Brasil, perto de 96% de todas as gráficas brasileiras. Sabe-se que por ano fecham muitas e abrem-se outras tantas. Um estudo do IBGE diz que se mal administrada uma gráfica não sobrevive mais de um ano. Em alguns casos chega a três anos. Agora, se bem administrada desde o seu planejamento (plano de negócios), poderá em pouco tempo se transformar em uma empresa de médio porte, chegando em alguns casos a ser uma grande gráfica. Precisamos nos informatizar para pelo menos ter um programa de gestão de custos e formação do preço de venda. A época do Papel x 3 ou mesmo de “copiar” o valor da hora-máquina do vizinho, acabou. Existe um estudo do SEBRAE que diz que nas micro-e-pequenas empresas, apenas 47% tem sistemas informatizados das quais metade tem somente um computador. Temos empresas especializadas em software para gráficas para todos os tamanhos de empresa, do Norte e Nordeste do Brasil, até o extremo Sul.

Sem planejamento e controles de custos e da produção, além de compras bem esquematizadas não há como perpetuar a sua gráfica. Organize sua gráfica como se ela fosse futuramente transformar-se em uma grande empresa. Documente tudo, planeje as vendas e a produção, projete a sua necessidade de capital humano e como mantê-los na empresa através de treinamentos constantes e outros atrativos, não necessariamente pecuniários.

Elabore em seu plano de negócios a missão e visão da sua gráfica, controles adequados de estoques e não se esqueça de que serão necessários líderes (não necessariamente chefes) para essa gráfica andar. As empresas geralmente são montadas para realizar os sonhos de pessoas. Os seus (como dono da gráfica), o sonho de seus clientes (recebendo um impresso de qualidade no prazo certo e com preço justo), de seus funcionários (trabalhando em um ambiente de cordialidade, recebendo treinamento para crescer na profissão) e também seus fornecedores que são praticamente sua fonte de suprimentos e muitas vezes até de crédito.

Considere que na hora de você montar a sua gráfica, todos precisam estar felizes, motivados, tendo alegria ao relacionar-se com sua empresa. Não é só comprar este ou aquele equipamento. Respondendo ao amigo de Portugal que pergunta se o negócio será rentável. Sim, a gráfica é um negócio rentável, se você seguir determinadas premissas de administração Marketing, Vendas e atualização tecnológica. Se começar uma gráfica, sem planejamento e com máquinas usadas compradas de alguém desesperado para vender bem baratinho, uma máquina que nunca viu manutenção na vida, certamente você terá dores de cabeça. E não serão poucas. As empresas têm uma missão social antes de tudo. Pesquise o que essas pessoas desejam com a sua gráfica. E atenda a esses anseios. O lucro virá como conseqüência.