Será o gráfico um “Bombeiro”?

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Infelizmente encontramos o dono da maioria das gráficas, quase sempre com uma mangueira na mão apagando incêndios. Esta é a realidade nua e crua da atual atividade da maioria dos donos e diretores de empresas gráficas. Isso acontece muito na área financeira da empresa. Voa-se para descontar uma duplicata ou corre-se ao cartório para não deixar um título ir para o “pau” (cartório de protestos). Por que acontece isso? Entregamos os nossos pedidos fora de prazo, com problemas de qualidade ou ainda dando mil desculpas a clientes que naturalmente não engolem estas desculpas por muito tempo. Depois migram para outra gráfica.

Nosso pessoal de vendas não consegue vender o que a empresa preconiza como meta, por falta de capacidade de vendas ou por falta de capacidade de produção da empresa. Simplesmente vendemos. Se vamos entregar, não sei. Nada foi planejado. Resta ao dono ou diretor da gráfica “dar um jeito”, e apagar o incêndio criado, da melhor maneira possível, sem se queimar com o cliente, com o fornecedor de materiais e com os bancos.

No Brasil as gráficas investem muito pouco em planejamento e treinamento de pessoal. Só se pensa no curto prazo. Não treinamos, pois é muito caro. O gráfico nunca vê treinamento como investimento e sim como custo. Portanto, vivemos apagando incêndio. A baixa lucratividade inviabiliza a maior parte do setor gráfico, em poder investir mais em equipamentos, softwares, treinamento das equipes ou para poder fazer projetos, que resultem em processos de trabalho mais econômicos. Os poucos que têm a visão de planejar, treinar e se aconselhar com profissionais da área e que realmente seguem os seus conselhos, implantando o Plano de Negócios, as Boas Práticas, sistemas computadorizados de gestão, bem como, novas tecnologias de produção e de vendas e marketing, continuam crescendo pela qualidade de seu time de profissionais, com preparo e formação adequada. Muitas gráficas médias e pequenas, entretanto, compram treinamentos, serviços e equipamentos, como se comprassem pregos. Discute-se fundamentalmente o preço, mas não o conteúdo e a qualidade.

Leiam senhores gráficos! Leiam mais jornais, leiam revistas como, por exemplo, Exame, Isto é Dinheiro e outras, principalmente as que tratam da área de negócios. Estudem e interpretem as biografias de empresários e empreendedores brasileiros de sucesso e poderão capturar muitas idéias administrativas e gerenciais que farão a sua gráfica dar resultados melhores. É possível e mais vantajoso administrar um leão por dia e bem menos vantajoso sair por aí matando vários leões ou mesmo apagando incêndios. Para tanto precisamos acreditar mais na Administração e nos Administradores. Não é por que somos donos de uma gráfica é que sabemos administrar. Normalmente os donos de empresas gráficas são centralizadores, pois não confiam em ninguém. Não delegam por medo. Existem outros, que acham que podem ficar de braços cruzados, enquanto que alguns (muitas vezes o sócio) fazem o trabalho por eles. Acreditar que é possível mudar, transformar e não meramente tocar seus negócios com artimanhas das mais diversas é um assunto que a sociedade gráfica terá que debater com urgência.

Além de definir prioridades e a estratégia de mudança, há muitas atitudes para você tirar o máximo proveito de seu tempo sendo mais eficaz. Você pode melhorar sua produtividade, prevenir problemas, reduzir a procrastinação (o famoso deixe para o amanhã...), compartilhar o trabalho, simplificar o trabalho e envolver seus parceiros. Aqui vão algumas regrinhas básicas:

• Previna problemas: melhorando as comunicações com todas as pessoas de sua organização, seus clientes e fornecedores. Seja claro e preciso nas suas instruções e ouça com atenção quando receber informações e instruções. A comunicação deverá ser também feita por escrito. Leia antes de falar alguma bobagem, aquilo que foi proposto ou combinado. Confira tudo, principalmente as informações técnicas. Quando surgir um problema, pare e reveja onde está a falha. Aja com rapidez para resolvê-la antes que piore; elimine suas causas para evitar a repetição.

• Simplifique sempre que for possível: lembre-se de que há sempre uma melhor maneira de fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as tarefas de modo mais rápido, mais fácil, mais simples e menos cansativo, evitando repetir as tarefas.

• Reduza a desordem: livre-se das coisas inúteis que atravancam seu local de trabalho. Não queira fazer coisas das quais não entende muito bem. Mantenha o seu local de trabalho sempre bem organizado, jogando fora ou guardando as coisas inúteis neste momento.

• Seja mais produtivo: identifique a parte do dia em que você é mais produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam mais com seu estilo: computador, palm-top, agenda, planilhas impressas, lembretes, etc...

• Não se esqueça de você: uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais e espirituais e tempo para você se dedicar a manter um equilíbrio entre trabalho e família.

O que se faz necessário para as pequenas e médias gráficas empresas crescerem e para que gerem resultado?

O pequeno gráfico, no fundo é refém do dia a dia, pois não tem tempo para planejar nada. Como passa o tempo todo apagando incêndios, correndo atrás de banco, de procurar clientes, de fornecedores que os tratam mal porque são pequenos, acaba não fazendo o essencial, que é pensar sobre sua gráfica, ler jornais e revistas e nas modificações que pode ou deve fazer, se informar sobre a economia e o mercado, que é onde eles encontrarão, oportunidades para se desenvolver, identificar ameaças, que poderão destruí-los. Algumas consultorias do ramo gráfico, bem como, entidades como o SEBRAE, Sindicatos Patronais, Abigraf’s Regionais e a própria ABTG têm trabalhado muito bem na capacitação dos pequenos e médios empresários gráficos, mas ainda há muito a fazer.

Outra coisa que o pequeno e médio gráfico e seu pessoal, deve fazer imediatamente, é conhecer seu cliente interno. Não basta só saber o nome ou quem é o dito cujo que faz este ou aquele trabalho. Conheça realmente o trabalho que esta pessoa realiza, seja esta pessoa um impressor, um vendedor ou um auxiliar administrativo. Procure verificar em quê o trabalho dele influencia no seu. Como criar uma sinergia entre as pessoas ou mesmo, como um pode ajudar o outro em suas funções. Normalmente o dono da empresa, não se preocupa muito em que seu funcionário conheça o que o outro faz. Aí pode virar bagunça e o dono acaba por levar na cabeça, por que o serviço saiu errado, não foi entregue no prazo, pois nem entrou em máquina, ou ainda, está pronto e não foi despachado. O dono acaba de virar o bombeiro de sua própria gráfica. Mantenha seu cliente interno sempre muito bem informado. Sempre mantenha o seu cliente interno a par de como andam suas vendas e a solução dos problemas nos quais ele esteve envolvido. A satisfação do cliente é problema de todos. O grau de comprometimento é sempre maior quando as pessoas se sentem úteis e são chamadas para participar.

Assim você não necessita mais ser o bombeiro da sua empresa, podendo dedicar-se a faze-la crescer e dar o resultado que você espera. Boa Sorte! Transforme-se de Bombeiro em Empresário Gráfico.