Também nas gráficas os tempos mudam

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Este ano terá que ser o ano da redução dos custos e do aumento da produtividade. Todo mundo vai precisar fazer mais com menos, ter foco no importante e fazer a execução acontecer! Por isso, não deixe que este ano seja uma cópia mal feita dos anos anteriores. Sugiro que você aproveite este instante, reservando uma horinha e fazendo um replanejamento do seu negócio. Revise o que é importante para você! Este ano você precisará de foco sem perder tempo à toa. Para isso, você deve ter clareza e responder as seguintes questões básicas: Que atividades eu devo focar em minha gráfica imediatamente, quais podem ficar para o segundo semestre e quais eu devo abortar? Depois de concluídas as suas colocações, faça uma lista de prioridades por ordem de importância. Olhe para os cinco primeiros itens e detalhe um plano de ação na sua agenda. Vejamos por exemplo:

• Fazer um fluxo de caixa.
• Fazer uma análise dos meus desperdícios em todas as áreas.
• Rever meus custos e formas de cálculo.
• Rever minha produção, produtividade e tempos perdidos.
• Concentrar meus esforços na área de vendas.

Tenho conduzido processos de reestruturação em diversas gráficas ao longo dos últimos anos. E a receita para as empresas em dificuldades, passa necessariamente pela redução de custos. Assim, procuro focar os cortes em ações significativas, atacando desperdícios e despesas desnecessárias, revendo compras de matérias-primas, cuidando com atenção das despesas financeiras e, em especial, revendo as formas mirabolantes do pré-cálculo, onde estão embutidas coisas muitas vezes absurdas. Um dos grandes problemas que encontro nas gráficas, é o da separaração de gastos pessoais dos gastos da empresa, principalmente no caso de pequenas e médias gráficas, adotando critérios mais rigorosos para a concessão de benefícios, nas gráficas de maior porte. Em tempos de crise como a que ora experimentamos, quando a “bagunça” toma conta não apenas da área financeira, mas também da cabeça dos gestores das gráficas, desconcentrando-os do uso da racionalidade, há que se ter ponderação, bom senso, prudência e visão de futuro. Por este motivo, a leitura de jornais nos cadernos de economia e negócios, além da participação em palestras e cursos, é de extrema importância para abrir um pouco a mente do empresário gráfico.

Como os empresários modernos bem o sabem, cada vez menos, o preço é determinado pelos custos. Vai-se hoje do preço final, aceito pelo mercado, para os custos necessários, a partir de determinada margem de lucro e margem de contribuição pretendida. Com isso, os processos de contabilização dos custos tornam-se cada vez mais inócuos, primeiro pela focalização “a priori” na redução dos custos e a contabilização dos custos de cada trabalho (pós-cálculo), por se dedicar a uma inútil avaliação “post mortem” do que já ocorreu.

No entanto, um outro caminho consiste em se adotar, por exemplo, um Programa de Otimização de Custos e Recursos, que podemos também chamar de “Boas Práticas de Fabricação e Gestão” com a adoção de Normas e Procedimentos em todas as áreas da gráfica, tanto na fábrica como na administração geral e principalmente de vendas, como o fez, em passado recente, entre outras, a Bayer, Basf, Gerdau, além de várias gráficas, numa atitude pró-ativa e louvável de "intervenção" nos custos, ao invés da redução simplória dos mesmos, com a dispensa de pessoal, por exemplo, passando-se a examinar a cadeia de valor oferecida ao cliente, à procura, ao mesmo tempo, de uma relação custo-benefício que atenda a todos os envolvidos. Desnecessário dizer, que a presença de um consultor qualificado que conhece o ramo facilitou bastante à época os programas daquelas empresas, de tal forma que hoje, estas gráficas estão trabalhando com uma boa carteira de pedidos e uma rentabilidade dentro de seu plano de negócios.

Em meio a essa turbulência existem gráficos desesperados. Aí se junta à busca por saídas de curto prazo, a oferta de promessas mirabolantes, seja de fornecedores, clientes ou “vendedores”. Por temer perder o bonde da história, os gráficos se tornam presa fácil e abraçam modismos e teorias diversas temendo o desaparecimento de sua empresa. Outras gráficas encontraram um caminho seguro, através da inovação e de um novo posicionamento comercial ou forma de operar no setor, através da adoção das Boas Práticas ou ainda agregando valores através de um serviço paralelo prestado ao cliente.

Eu diria que o elemento dificultador que faz emperrar qualquer empresa, principalmente no ramo gráfico, é que os donos das empresas são demasiadamente lentos em tomadas de decisão. O problema é que nessa conjuntura, velocidade e flexibilidade para se adaptar a novas realidades são de fundamental importância. Estar atento às mudanças é vital, pois leva os donos das gráficas a buscarem uma redefinição mais cedo, levando sua empresa a não ficar com máquinas paradas ou trabalhar no vermelho, “só para fazer papel” a fim de pagar seus compromissos.

Aqui vai uma dica para os senhores gráficos. No planejamento estratégico da sua empresa, você contempla a verificação de cada fase do ciclo de andamento da sua atuação no mercado, bem como da atuação interna de seus funcionários com relação a cada orçamento ou pedido, de forma equilibrada? Você tem certeza de onde está posicionada a sua empresa no atual mercado em que atua? Você conhece os sinais de advertência, ou seja, onde a “luzinha vermelha” está piscando em sinal de alerta? Responder a estas questões poderá ajudá-lo a mudar sua estratégia ou redefinir suas ações - antes que seja tarde demais. Sucesso!