Você é um gráfico prevenido?

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Nossas empresas são muito mais vulneráveis do que pensamos. Precisamos nos cercar de uma série de cuidados se não quisermos repentinamente nos ver frente a sérios problemas, tanto na área financeira, como na produção ou mesmo em vendas. Será que você está atento a uma série de "problemas" que possam afetar o desempenho da sua gráfica?

Devido à crise e ao aumento de competitividade da maioria dos mercados, muitas empresas estão fazendo gato e sapato para se manterem ou então, passarem a ser lucrativas. Geralmente, quando isto acontece, a gráfica entra na "paranóia da sobrevivência" que, em poucas palavras, significa baixar custos e despesas. Não que o foco em querer maximizar recursos não seja muito importante, mas quando isto se torna a máxima da empresa, seu futuro certamente sairá prejudicado.

Vejamos por exemplo a sua atenção para com a concorrência. Você monitora os seus preços e os compara com os da concorrência? E os custos? Você tem noção de qual o valor da hora-máquina que os teus concorrentes estão calculando e se este valor é compatível com os teus custos? No seu pré-cálculo, você fecha o orçamento com base ao lucro desejado, ou analisa a margem de contribuição? Você tem contato com o seu sindicato patronal ou a Abigraf para saber o que os colegas estão fazendo?

Então, como as pessoas são bem intencionadas, experts em controlar e trazer previsibilidade às nossas empresas, elas preferem trilhar o caminho do óbvio que é cortar, ou controlar, custos e despesas. Ora, o ponto delicado desta iniciativa de corte de custos e despesas é o fato de que, com o tempo, este processo acaba com a empresa. Corta-se tanto, e muitas vezes de forma tão indiscriminada, que se perde a vantagem competitiva. Será que é viável pensar de forma diferente? Que outras saídas existem?

O que é mais fácil: reduzir custos e despesas ou criar uma nova cultura voltada à inovação das tecnologias gráficas, produtos, mercados, relações internas e externas e formas de trabalhar? No curto prazo, a resposta seria: reduzir custos. Mas com o passar do tempo, manter uma empresa sob o contexto do controle e da previsibilidade se torna cada vez mais difícil, pois como a teoria de sistemas nos ensina, há que se ter muita energia para manter um sistema em equilíbrio. Logo, é mais fácil e menos desgastante criar na empresa uma nova cultura voltada à inovação e à produção de resultados generosos do que buscar o controle absoluto.

Como está o controle da sua área de suprimentos? Você adota uma política de fornecedores e marcas alternativas para os diversos produtos que você usa na sua gráfica ou compra sempre do mesmo fornecedor, pois é mais prático e dá menos trabalho. Você mantém também contato com determinados fornecedores assim chamados de "fornecedores de risco"? Você corre sempre o risco de perder um cliente por causa da concorrência, ou do mau atendimento da sua gráfica ou mesmo por problemas de inadimplência do cliente. Algum dos seus clientes representa mais de 20% do seu faturamento? Se este for o caso, cuidado! Tente melhorar a sua carteira de clientes no sentido de que seu maior cliente não ultrapasse na média anual este percentual do seu faturamento. Você costuma fazer um follow-up dos hábitos dos seus maiores clientes para verificar alguma mudança de comportamento? E como você procede no caso da análise de crédito de clientes novos e mesmo dos seus maiores clientes? Você se utiliza do SPC ou do SERASA ou de outro controle creditício qualquer? E o que você faz com os clientes que andam "pendurados"? Você adota alguma medida na cobrança de pagamentos atrasados, mesmo dos seus melhores clientes?

Em meus quase 25 anos de experiência como consultor de gráficas e com este tipo de trabalho especificamente nas empresas gráficas, ficou claro que o que mais queremos é estabelecer uma diferença, ou melhor, ainda, ter a percepção que fazemos uma diferença com o nosso trabalho. Quando se consegue criar o espaço em que as pessoas tenham a percepção de estar fazendo a diferença, estamos garantindo o sucesso da empresa e fazendo com que ela passe a ser inovadora e líder, deixando os mercados pouco lucrativos para aquelas que se recusam ou não sabem que podem mudar. Por esta razão que pregamos a adoção das Boas Práticas de Fabricação & Gestão.

Como andam os controles financeiros da sua gráfica? Fluxo de Caixa é ferramenta constante em sua empresa? Como você procede para administrar eventuais empréstimos e financiamentos? Você tem algum controle de resultados como, por exemplo, um balancete mensal? E como está o controle da sua lucratividade, ou seja, lucro sobre o faturamento, retorno sobre o capital investido e outros indicadores possíveis? Você não pode "bobear" e deve se prevenir principalmente na área econômico-financeira da sua empresa, embora os outros itens sejam também de grande importância. Controla Vendas e pratica o CRM? E na produção qual é o percentual de produtividade em cada centro de custos? E a eficácia de cada equipamento? Finalmente: Você faz o pós-cálculo, após cada OS terminada e faturada?

A sua equipe de trabalho tem algum sistema de incentivo para torná-la mais coesa com relação às necessidades do dia a dia? Você tem como substituir um funcionário importante caso ele fique doente ou mesmo saia da empresa? Os salários que você paga, servem como estímulo para reter o funcionário e são compatíveis com aqueles pagos pelo mercado?

E para finalizar: você está sempre atualizando os seus custos? Os seus custos fixos são proporcionalmente maiores, os mesmos ou mais baixos do que no ano passado?

Como dizem os sábios: "cautela e canja de galinha não fazem mal a ninguém"!

Fonte: Publish 115