A importância das PMEs em digitalizar seus fluxos de trabalho

Por Fernando Maroniene, Vice-presidente de Marketing da Ricoh Latinoamérica

A nossa forma de trabalhar sempre está em plena transformação. Os principais meios para atingir os objetivos estão concentrados em novas tecnologias, especificamente, na forma como a informação é gerida e como as pessoas se conectam. Como um facilitador, as informações unem trabalhadores em toda a organização permitindo permanecer produtivo, seguro e maleável. Por outro lado, há empresas que estão atingindo seus sucessos em um mundo em rápida ascensão que vivemos atualmente. Coincidentemente, na maioria dos casos, são companhias que têm encontrado o caminho certo para lidar com informações e investiram em tecnologia apropriada para fornecer acesso aos seus parceiros e flexibilidade necessária.

Especificamente, de acordo com o IDC, até 2020, a informação digital terá um aumento significativo, enquanto os números de profissionais de TI em todo o mundo não superaram as expectativas.

Fernando Maroniene, Vice-presidente de Marketing da Ricoh Latinoamérica

"Meus Documentos" para "Nossas Informações"

Portanto, neste momento, a digitalização de documentos já não é mais uma opção disponível apenas para grandes empresas, mas também as pequenas e médias empresas (PMEs), podem se beneficiar de todas as suas vantagens, melhorando a sua capacidade de se adaptar a um ambiente em rápida mutação e adquirir uma forte posição competitiva.

Para promover a digitalização de forma eficaz, as PMEs devem rever suas tecnologias e otimizar seus processos e métodos de trabalho para extrair o máximo da capacidade exigida. Na verdade, a otimização dos processos de documentos críticos (rever como trabalhar nas principais interações no trabalho) é uma prioridade a nível de desenvolvimento tecnológico para alcançar o maior impacto positivo no crescimento.

Em um pequeno escritório, é importante que todos sejam eficientes o máximo possível. Se um trabalhador está à procura de vários documentos, a produtividade está comprometida. Uma pesquisa realizada pela Software Advice1 mostrou que, os trabalhadores em ambientes baseados em escritórios, perdem pelo menos seis horas por semana à procura de documentos. O fato é que os processos manuais são realmente um obstáculo ao crescimento para as PME, mesmo se você tem um escritório organizado onde todos os documentos são devidamente arquivados e todos os funcionários sabem exatamente onde eles estão. A digitalização torna os trabalhadores mais eficiente, dando-lhes o que eles precisam, quando precisam, e permite-lhes trabalhar com formas mais flexíveis, como fazer home office.

Na prática, a garantia de acesso significa que as PMEs devem começar a trabalhar com documentos multiplataforma acessível de qualquer dispositivo (telefones, tablets e notebooks) para leitura e para a modificação. Por outro lado, os funcionários podem se beneficiar, por exemplo, de ferramentas que permitem verificação de qualquer tipo de arquivo e posteriormente acessar a nuvem. O segundo aspecto essencial para a gestão da mobilidade é sobre o gerenciamento de acesso aos documentos. Envio de anexos de e-mail está perdendo terreno contra a maioria das opções práticas como o armazenamento (e até mesmo administração e gestão) na nuvem, que simplificam a capacidade de fazer alterações e evitar arquivos pesados de e-mails. Deste ponto de vista, o novo paradigma envolve pensar sobre documentos compartilhados (com diferentes permissões de uso) em vez de apenas em "Meus Documentos". Os benefícios não são apenas operacionais.

Essa nova e inevitáveis tendências em gerenciamento de documentos também implicam custos reduzidos, a melhoria da taxa de circulação (mesmo em tempo real) e aspectos ecológicos mesmo de redução do consumo de papel, tinta e energia. Estas aplicações foram estendidas a todas as áreas, de vendas de produtos e serviços, para o gerenciamento de documentos sensíveis no campo legal, graças ao suplemento vital que fornece assinaturas electrónicas. Finalmente, é indispensável imprimir com qualquer dispositivo móvel que você pode enviar um documento via wi-fi ou Bluetooth, para qualquer dispositivo de impressão que trabalha com essas normas (hoje, a maioria).

Qual é a proposta de valor da Ricoh?

Através do fornecimento de Ricoh Managed Document Services (MDS), as organizações podem otimizar seus fluxos de trabalho e processos, controlar melhor seus custos de gestão de documentos, evitar investimentos mais vultuosos e evoluir sua infraestrutura e soluções personalizadas da companhia. A prática de impressão que a Ricoh MDS oferece aos seus clientes, se concentram na gestão de documentos eletrônicos, gestão de ativos afim de assegurar a adaptação dos funcionários na otimização dos processos de configurações mais rentáveis.