Sistemas de Gestão na nossa Gráfica

Thomaz Caspary ( In memoriam )

Ficaram patentes, os incríveis avanços da computação, principalmente móvel, no último congresso mundial de mobilidade da informação, que se realizou agora de 14 a 17 de fevereiro em Barcelona na Espanha. A "briga" entre os grandes fabricantes de programas e hardware, utilizados em sistemas operacionais de todo tipo, particularmente neste caso de sistemas móveis foi muito benéfica para o usuário final. O aumento da velocidade de transmissão de dados, voz e imagem, vêm beneficiar ainda mais a mídia gráfica na qual estamos inseridos. Imagine que já estamos aperfeiçoando os sistemas de computação de tal forma, que em breve não necessitaremos mais da CPU, sendo todos os dados acessíveis através da Internet. É o que promete o conceito de "Computação nas Nuvens", ou "Cloud computing".

Já temos hoje no Brasil, parte de sistemas de gestão que funcionam através desta nova tecnologia, como o pré-cálculo (orçamento) e também outros aplicativos. Temos já aplicados no Brasil, alguns sistemas de JDF (Job Definition Format) que nos auxiliam principalmente na área de produção, integrando soluções no PCP, na qualidade e controle de produtividade de nossas máquinas. Não queremos falar hoje destas técnicas, pois nos alongaríamos demasiadamente. Para que tudo isso funcione, necessitamos primordialmente de informações precisas, fato este que infelizmente na maioria das gráficas brasileiras não existe. Muito do que temos, chamamos de "chutômetro" em virtude da pouca importância que muitos gráficos dão a este tema. Faltam nas nossas gráficas pessoas que conheçam o ramo e não simples operadores de programas de gestão, pois sabemos que computadores "ainda" não pensam por nós e, acredito que isso ainda vá demorar.

Recebi estes dias um e-mail de um colega nosso Sr. Guilherme que me permito transcrever: "Bom Dia Senhor Tomas. Acompanho seu trabalho para a indústria gráfica. Mais gostaria de o Senhor falasse um pouco da IMPORTANCIA de um orçamentista, qual a sua função dentro de uma gráfica, se ele erra todos erram junto. O orçamentista que traz lucro para o patrão e ele programa a ordem de serviço. Ele tem que saber mais ou igual ao gerente de produção, ele tem de conhecer alguns parceiros de mão de obra. Eu comecei a ser gráfico em 1961, como auxiliar de bloquista. Passei todos os cargos dentro de uma gráfica, até chegar a gerente geral. Comecei a orientar uma empresa de programas de gestão como elaborar o sistema de calculo, em 1986. Trabalhava como orcamentista em uma gráfica grande como orçamentista e o meu salário era compatível com a minha responsabilidade e conhecimento geral de todos os processos e materiais. Hoje com estes sistemas que temos no mercado, o orcamentista passou a fazer calculo sem conhecer nada além de operar o sistema. Tem orçamentista que não sabe os formatos de papel, tipos e gramatura, atuando como orcamentista. Acompanho os anúncios nos jornais, e vejo os absurdos de salário pedidos por moças que não sabem o que é uma maquina, sua especificação bem como a quanto rodam por hora com determinado papel ou tipo de impressão.E se acham as tais em calculo.

Hoje estou aposentado, e não arrumo um salário decente por ser muito alto (o salário) e velho, para este patrão que não sabe avaliar a importância do operador do sistema. O orçamentista e o PCP são parte do coração de uma empresa e não tem seu valor reconhecido. Podemos citar varias gráficas onde já passaram dezenas de orçamentistas. Ate algumas colocam idade entre 20 a 30 anos. Como uma pessoa pode ter conhecimento em calculo se nunca foi nem ate o parque gráfico da empresa? É isto que revolta um profissional. Desculpa se fui grosseiro com o Senhor mais gostaria que comentasse esta carta. Estes tipos de patrões que pouco conhecem, abrem a gráfica hoje e fecham no dia seguinte." - Ass. Guilherme.

Caros amigos: em parte tenho que concordar com o gráfico Guilherme. Muitos empresários, principalmente de pequenas e médias gráficas, não conseguem avaliar a importância dos conhecimentos necessários ao "piloto" do sistema de gestão. Por outro lado, não fornecem (por não terem conhecimento) à empresa do programa de gestão, dados concretos e corretos para que sejam inseridos no programa. Se eu forneço um dado errado ao programa, este me fornecerá um resultado errado e o prejuízo estará consolidado. Outro dia analisando um sistema de orçamento de determinada gráfica, vi que o operador tinha calculado o impresso em determinada máquina 4 cores, com 40 minutos de acerto para 4 cores e uma velocidade média de 5.000 folhas por hora. Analisando os Boletins de Produção, pude verificar que o impressor levou 2 horas e meia para acertar o serviço e rodou o impresso numa média de 1.800 folhas por hora. Isso se chama prejuízo. O problema não está no pré-cálculo e sim na produtividade da gráfica, onde faltam Normas e Procedimentos.

Portanto amigos gráficos, qualquer que seja o sistema de gestão que você escolher, você terá que ter primeiramente o valor dos seus custos fixos, que você consegue através do velho e precioso RKW. Em segundo lugar, você tem que conhecer a velocidade média de suas máquinas para as diversas tiragens, tipos de serviço e tipos de papel. Não adianta pedir para o seu fornecedor de Software lhe fornecer uma "média de mercado", pois tanto os seus custos internos, como a sua produtividade é única. Existe sem dúvida uma média de mercado no tocante à produtividade, média esta que é dada através do Guia de parametrização de tempos e custos da Indústria Gráfica, editado pela ABTG. O mais indicado, seria você contratar um especialista em levantamento de dados da sua empresa, para fornecer os dados corretos ao seu fornecedor de sistemas. Alguns destes fornecedores podem fazer este levantamento para você, evidentemente mediante a cobrança das taxas de cada um.

O mais importante, é que você gráfico tenha os seus cadastros atualizados e que estes sejam confiáveis. Os sistemas de Gestão oferecem soluções para a sua área comercial (CRM), pré-cálculo, Follow-Up, pedido de vendas, etc. Depois na área do Planejamento, teremos os sistemas de PCP (com ou sem JDF), engenharia do produto no caso de livros, embalagens e outros materiais técnicos, acompanhamento da produção (JOB-Track), detecção de falhas na produtividade, relatórios de produção, falhas e produtividade, área de materiais, estoque, produtos acabados e semi-acabados, além é claro das compras e seus controles (entre outros). Finanças, Faturamento e demais atividades contábeis, também são contempladas pelos sistemas de gestão gráficos.

Um dos itens mais importantes para o dono da gráfica é o gerenciamento dos resultados, que incluem o pós-cálculo, o custeio real (margens de lucro e contribuição) e todos os relatórios produtivos, principalmente caracterizando as horas improdutivas e suas razões, para que possam ser tomadas providências para que a sua gráfica não se afogue sem você perceber. Vivemos hoje a era digital em sua plenitude. Ela significa comunicação instantânea, em qualquer lugar e a qualquer hora, TV digital com imagens de alta definição e 3D, chips multinúcleos, internet de banda larga, softwares de produção gráfica, realidade virtual, sistemas de multimídia e dispositivos de armazenamento de muitos terabytes. Com toda esta tecnologia, você pode ter em qualquer lugar do mundo, condições de gerenciar a sua empresa de onde você estiver. Basta ter um "Smartphone" da nova geração em suas mãos.

Lembre-se, no entanto, caro amigo gráfico. Por si só as coisas não acontecem. Você precisa fazer um planejamento do que você realmente quer de informações da sua gráfica. É claro que você, como muitos outros me dirão em japonês: "Tá Karo". Nada é tão caro, como perder dinheiro em sua empresa, sem perceber e contratar profissionais para certos postos-chave que não têm conhecimento do assunto. O barato sai caro, diz o ditado popular. Procure um consultor para orientá-lo e certamente não se arrependerá. Boa Sorte!